Công tác quản lý văn bản là một trong bốn hoạt động của công tác văn thư doanh nghiệp. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ của doanh nghiệp theo nguyên tắc và trình tự nhất định.

Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

Văn bản nội bộ: là tất cả các loại văn bản, tờ trình, phiếu đề xuất, quyết định, báo cáo phát sinh và luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.

Công tác quản lý văn bản là một quy trình phức tạp, được lập đi lập lại như một vòng tròn không có điểm kết thúc, đòi hỏi văn thư phải có tính chính xác cao trong công việc, phải kiên nhẫn với quy trình “rối như tơ vò” và phải có trí nhớ cực kỳ tốt trong việc lưu trữ và trích xuất văn bản.

Đối với văn bản đến, vòng lặp quy trình bắt đầu từ lúc tiếp nhận văn bản, sau đó là đăng ký, tiếp đến là trình và chuyển giao, cuối cùng là giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản. Nói thì có vẽ đơn giản, nhưng thực chất quy trình này mang một khối lượng công việc siêu “khổng lồ” mà ít ai biết được. Sau khi tiếp nhận, văn thư phải kiểm tra số lượng, đối chiếu nội dung, phân loại sơ bộ, bóc bì, …Tiếp theo đó mới tiến hành đăng ký vào sổ và tiếp tục những việc sau đó.

Đối với văn bản đi, vòng lặp quy trình tương đối đơn giản hơn một chút. Trước khi gửi đi, văn bản phải được  kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản sau đó đăng ký vào sổ văn bản đi, tiến hành đóng dấu, làm thủ tục phát hành, … Kèm theo đó là một loạt các quy trình vô cùng phức tạp.

Chính vì quy trình quản lý “rối rắm” đã dẫn đến vô vàn những bất cập xung quanh.

Tốn thời gian xử lý, phân loại, chuyển giao đến các bộ phận liên quan.

Chi phí văn phòng phẩm (mực in, giấy, photocoppy, …) bị đội lên đến một con số “trên trời”.

Dễ hư hỏng, khó lưu trữ, dễ thất lạc, khó kiểm tra, trích xuất.

Chậm trể tiến độ xử lý, khó theo dõi, đôn đốc và gải quyết.

Số lượng văn bản cần lưu trữ quá nhiều, chiếm diện tích lưu trữ, làm mất thẩm mỹ văn phòng.

Tình trạng gửi nhầm, gửi sai địa chỉ diễn ra thường xuyên, làm tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Đồng thời còn làm trì trệ công việc do thông tin không kịp thời.

Và còn vô số những vấn đề khác vẫn còn đang tồn tại song song với quy trình quản lý phức tạp như trên.

Nhưng những bất cập đó sẽ được giải quyết nhanh chóng và triệt để bằng một phương pháp vô cùng đơn giản: Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử Online Office

Lưu trữ các thông tin văn bản khoa học, bảo mật, dễ tìm kiếm.

Giảm gần như triệt để chi phí văn phòng phẩm trong việc photocoppy, in ấn, giấy, mực, … để chuyển cho các bộ phận có liên quan.

Chuyển giao và thông báo văn bản đến lãnh đạo, bộ phận, cá nhân cần cập nhật hoặc xử lý.

Không xảy ra tình trạng gửi nhầm, gửi sai, không thất lạc hay hư hỏng văn bản.

Tra cứu văn bản bằng giọng nói hay từ khóa nhanh chóng và dễ dàng.

Phân loại văn bản đến, văn bản đi, văn bản đã xử lý và chưa xử lý.

Quản lý văn bản trực tiếp trên máy tính hay app điện thoại, tiện lợi, không mất không gian để lưu trữ.

Chuyển văn bản thành công việc xử lý khi cần thiết.

Sử dụng Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử Online Office, giải pháp đơn giản, hiệu quả bất ngờ.

Chỉ 1 triệu đồng / tháng

Gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí
0989 526 053

support@onlineoffice.vn

Thế mạnh của Online Office : 14 năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm quản lý, hơn 2.800 doanh nghiệp tin dùng, dịch vụ cho thuê hoặc bán bản quyền 1 lần, đặc biệt có dịch vụ lập trình theo yêu cầu.