Công tác quản lý văn bản là một trong bốn hoạt động của công tác văn thư doanh nghiệp. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ của doanh nghiệp theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Từ đó phần mềm quản lý văn bản được sinh ra nhằm mục đích giảm thiểu công việc quản lý và các chi phí cho văn phòng phẩm.

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Quản lý văn bản là công việc tổ chức, lưu trữ, sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hệ thống nội bộ doanh nghiệp theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Phương pháp quản lý truyền thống đã trở nên lỗi thời do số lượng văn bản ngày một tăng lên dẫn đến quá tải gây khó khăn cho việc tìm kiếm và tốn nhiều chi phí lưu trữ.

Do đó phần mềm quản lý văn bản trở thành xu hướng trong kỷ nguyên số khi đây là giải pháp giúp doanh nghiệp, tổ chức quản lý văn bản, tài liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí, dễ dàng tìm kiếm và tăng năng suất.

Mô hình quản lý văn bản

Văn bản được làm 3 loại: 

  • Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
  • Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
  • Văn bản nội bộ: là tất cả các loại văn bản, tờ trình, phiếu đề xuất, quyết định, báo cáo phát sinh và luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý văn bản

Mô hình quản lý văn bản của Online Office

Văn bản quản lý nghiệp vụ

Công tác quản lý văn bản là một quy trình phức tạp, được lập đi lập lại như một vòng tròn không có điểm kết thúc, đòi hỏi văn thư phải có tính chính xác cao trong công việc, phải kiên nhẫn với quy trình “rối như tơ vò” và phải có trí nhớ cực kỳ tốt trong việc lưu trữ và trích xuất văn bản.

Đối với văn bản đến, vòng lặp quy trình bắt đầu từ lúc tiếp nhận văn bản, sau đó là đăng ký, tiếp đến là trình và chuyển giao, cuối cùng là giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản. Nói thì có vẽ đơn giản, nhưng thực chất quy trình này mang một khối lượng công việc siêu “khổng lồ” mà ít ai biết được. Sau khi tiếp nhận, văn thư phải kiểm tra số lượng, đối chiếu nội dung, phân loại sơ bộ, bóc bì, …Tiếp theo đó mới tiến hành đăng ký vào sổ và tiếp tục những việc sau đó.

Đối với văn bản đi, vòng lặp quy trình tương đối đơn giản hơn một chút. Trước khi gửi đi, văn bản phải được  kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản sau đó đăng ký vào sổ văn bản đi, tiến hành đóng dấu, làm thủ tục phát hành, … Kèm theo đó là một loạt các quy trình vô cùng phức tạp.

Phần mềm quản lý văn bản

Văn bản quá tải khiến doanh nghiệp lao đao

Hạn chế của cách quản lý truyển thống

Chính vì quy trình quản lý “rối rắm” đã dẫn đến vô vàn những bất cập xung quanh.

– Tốn thời gian xử lý, phân loại, chuyển giao đến các bộ phận liên quan.

– Chi phí văn phòng phẩm (mực in, giấy, photocoppy, …) bị đội lên đến một con số “trên trời”.

– Dễ hư hỏng, khó lưu trữ, dễ thất lạc, khó kiểm tra, trích xuất.

– Chậm trể tiến độ xử lý, khó theo dõi, đôn đốc và gải quyết.

– Số lượng văn bản cần lưu trữ quá nhiều, chiếm diện tích lưu trữ, làm mất thẩm mỹ văn phòng.

– Tình trạng gửi nhầm, gửi sai địa chỉ diễn ra thường xuyên, làm tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Đồng thời còn làm trì trệ công việc do thông tin không kịp thời.

Và còn vô số những vấn đề khác vẫn còn đang tồn tại song song với quy trình quản lý phức tạp như trên.

Tính năng chính của Online Office

Office Online cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm, xử lý văn bản theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Doanh nghiệp chỉ cần đưa văn bản lên phần mềm, AI sẽ tự động sắp xếp, quản lý một cách khoa học nhất.

Tìm kiếm bằng giọng nói, ký duyệt từ xa bất cứ đâu, bất cứ khi nào.

Cung cấp dịch vụ tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Sử dụng thành thạo sau 8 giờ Training trực tiếp mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Phần mềm quản lý văn bản

Sự khác biệt giữa quản lý truyền thống và Online Office

Lợi ích của Online Office

– Lưu trữ các thông tin văn bản khoa học, bảo mật, dễ tìm kiếm.

– Giảm gần như triệt để chi phí văn phòng phẩm trong việc photocoppy, in ấn, giấy, mực, … để chuyển cho các bộ phận có liên quan.

– Chuyển giao và thông báo văn bản đến lãnh đạo, bộ phận, cá nhân cần cập nhật hoặc xử lý.

– Không xảy ra tình trạng gửi nhầm, gửi sai, không thất lạc hay hư hỏng văn bản.

– Tra cứu văn bản bằng giọng nói hay từ khóa nhanh chóng và dễ dàng.

– Phân loại văn bản đến, văn bản đi, văn bản đã xử lý và chưa xử lý.

– Quản lý văn bản trực tiếp trên máy tính hay app điện thoại, tiện lợi, không mất không gian để lưu trữ.

– Chuyển văn bản thành công việc xử lý khi cần thiết.

– Sử dụng Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử Online Office, giải pháp đơn giản, hiệu quả bất ngờ.

Về Online Office

Phần mềm quản lý văn bản Online Office được hơn 3.000 doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ tin dùng trong cả nước đạt được nhiều giải thưởng trong 14 năm qua. Từng bước khẳng định uy tín và được tất cả các khách hàng đánh giá cao như: Sài Gòn Co.op, Quang Trung Center, Sitto Việt Nam, …

Khách hàng của Online Office

Các khách hàng tiêu biểu của Online Office

Còn rất nhiều tính năng thú vị về phần mềm quản lý văn bản Online Office đang chờ bạn khám phá. Vui lòng cung cấp thông tin để được sử dụng thử miễn phí và làm việc cùng chuyên gia của chúng tôi.

“Lấy chất lượng dịch vụ để phục vụ khách hàng“ Chúng tôi tin tưởng và tự hào khi trở thành nhà cung cấp phần mềm văn phòng điện tử Top Việt Nam. Online Office tự hào khi đồng hành cùng Doanh nghiệp để thích nghi với những tiến bộ công nghệ, áp dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh nhằm nhanh chóng phục hồi, đẩy mạnh kinh tế,tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí, cũng như nâng cao độ an toàn, bảo mật trong thông tin của doanh nghiệp.

Chỉ 1 triệu đồng / tháng

Gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí
0989 526 053

support@onlineoffice.vn

Thế mạnh của Online Office : 14 năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm quản lý, hơn 3.000 doanh nghiệp tin dùng, dịch vụ cho thuê hoặc bán bản quyền 1 lần, đặc biệt có dịch vụ lập trình theo yêu cầu.