Một trong những vấn đề phổ biến nhất gây nên những rắc rối, khúc mắc giữa nhân viên và sếp là vấn đề báo cáo tiến độ công việc. Ở góc độ người quản lý/sếp, việc chậm tiến độ báo cáo có thể ảnh hưởng đến tiến độ các công việc quản trị khác. Ngược lại, ở phía góc độ nhân sự có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc chậm tiến độ báo cáo mà các Sếp cần thấu hiểu:
– Công việc được giao không phù hợp với điểm mạnh của nhân sự gây ra nhiều cản trở trong quá trình làm việc dẫn đến sự chậm trễ trong báo cáo tiến độ
– Workload của bản thân nhân sự đó nặng nên dẫn đến không kịp đưa ra báo cáo
– Nhân sự không được cung cấp công cụ hỗ trợ báo cáo tách bạch ra khỏi những ứng dụng trao đổi truyền thống như Zalo, Messenger, Skype,…
– Hoặc bản thân các Sếp hay quên khi không nhớ được việc nhân sự đã báo cáo tiến độ công việc do trao đổi tiến độ công việc qua tin nhắn trò chuyện.
Bản chất có nhiều nguyên nhân từ cả hai phía dẫn đến tình trạng. Để chấm dứt tình trạng này, dưới đây là một vài gợi ý về giải pháp tránh tình trạng này diễn ra:
- Về góc độ nhân sự:
Các sếp hãy đảm bảo rằng nhân sự của mình cần phải bắt buộc có được những đức tính: Chủ động, cam kết và có tính trách nhiệm cao trong mọi việc.
Đây là những đức tính mà mọi nhân sự buộc phải có và không thỏa hiệp trong mọi trường hợp. Như vậy mới đáp ứng được những giải pháp về sau.
- Về góc độ quản lý/sếp:
– Mọi vấn đề phát sinh luôn có nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Với người làm quản lý nên chủ động lắng nghe, ghi nhận những vấn đề với tinh thần cởi mở nhất thay vì đánh giá một chiều.
– Công việc giao cho nhân sự cần phải phù hợp với điểm mạnh, kinh nghiệm của nhân sự đó.
– Bản thân quản lý khi giao việc cần cho nhân sự quyền chủ động nhận mục tiêu, thời gian hoàn thành và quyền được hỏi nếu như cần sự giúp đỡ từ Sếp.
– Tạo thói quen mỗi tuần Sếp nên ngồi lại với nhân sự 1:1 về công việc, các buổi họp này Sếp nên là người lắng nghe và chỉ đặt câu hỏi cuối cùng, thay vì nói nhiều và đặt câu hỏi nhiều.
- Về công cụ quản lý tiến độ:
– Bên cạnh việc ngồi cùng nhân sự 1:1 hàng tuần về công việc. Cần sử dụng các công cụ checking tiến độ song hành để đảm bảo mọi thông tin được số hóa một cách minh bạch ai cũng có thể nhìn thấy.
– Khi có công cụ đo lường tiến độ, bản thân cũng Sếp cũng nên tập bỏ thói quen checking tiến độ công việc qua tin nhắn để nhân sự quen dần với hệ thống báo cáo.
– Công cụ quản lý tiến độ mục tiêu, công việc có rất nhiều. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả công việc, công cụ cần phải kết nối được nhiều dữ liệu với nhau, thậm chí phải thể hiện được công việc ấy hoàn thành được hay không có phụ thuộc vào nhiều người hay không. Từ đó mới đảm bảo tiến độ các công việc.
