Tìm hiểu những phần mềm phù hợp để áp dụng hiệu quả nhất vào doanh nghiệp là cần thiết, dưới đây là các lưu ý trước khi quyết định triển khai:
- Kiểm tra tính hợp pháp của phần mềm, nếu phần mềm do nhà cung cấp phải có bản quyền tác giả, nếu do phân phối thì phải có giấy chứng nhận đại lý.
- Phải tìm hiểu kỹ các tính năng,tiện ích có sẵn trong từng Phân hệ ( Module) xem có phù hợp với tổ chức/doanh nghiệp mình hay không.
- Chọn nhà cung cấp có đầy đủ kinh nghiệm, điều này rất quan trọng bởi bạn được tư vấn, chuyển giao bài bản và thấu hiểu ứng dụng từ đó thành công là vấn đề của thời gian.
- Ngôn ngữ phần mềm có Tiếng Việt rất thuận lợi cho nhân sự tiếp cận ban đầu
- Tìm hiểu xem nhà cung cấp đa dạng dịch vụ hay không? Cụ thể dịch vụ cho thuê, mua vĩnh viễn, bảo trì hàng năm,….
- Lựa chọn nhà cung cấp có dịch vụ chỉnh sửa theo yêu cầu, vì mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù riêng và dịch vụ này sẽ giúp phần mềm phù hợp hơn với từng doanh nghiệp.
- Ban hành quy định triển khai phần mềm, việc này quyết định sự thành công khi triển khai phần mềm. Quy định bắt buộc các bộ phận tuân thủ thực hiện trên các phân hệ để phần mềm có dữ liệu và đồng bộ giữ các bộ phận.
- Ban lãnh đạo là những người tiên phong ứng dụng và thúc đẩy các bộ phận cùng triển khai cũng là yếu tố quyết định thành công.
- Sẵn sàng thay đổi thói quen: sử dụng công cụ mới trong làm việc gây ra khó khăn ban đầu, chỉ có sự quyết tâm thay đổi mới mong đem lại sự thành công hơn mong đợi khi ứng dụng phần mềm mới.
Kết luận, để triển khai thành công các ứng dụng phần mềm mang tính hệ thống nói chung hay phần mềm văn phòng điện tử Online Office nói riêng các tổ chức/doanh nghiệp nên lưu ý các thông tin trên.
