Quản lý hồ sơ, tài liệu trước giờ luôn là một công việc khó khăn và tốn thời gian cho bộ phận văn thư ở các cơ quan, tổ chức. Có rất nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp ụng, nhưng không phải phương pháp nào cũng là thật sự tốt và mang lại hiệu quả cao cao trong phục vụ công việc.

Hầu hết các phương pháp quản lý tài liệu hiện giờ ở các cơ quan là theo cách thủ công. Văn thư sẽ phân loại, bố trí, sắp xếp giấy tờ theo từng ngăn, từng mục tương ứng, và cuối cùng sẽ đưa vào thư viện hoặc kho lưu trữ để đánh số thứ tự tương ứng với các hồ sơ đó. Phương pháp này chỉ thật sự đơn giản ngay lúc đầu, nhưng sau thời gian vài năm khi muốn tìm lại hồ sơ thì đương nhiên việc tìm kiếm sẽ hết sức khó khăn và vất vả, để tìm 1 tập tài liệu đã cách đây vài năm thì có khi tốn gần 1 ngày để tìm kiếm.

Chưa kể đến, các hồ sơ khi lưu trữ lâu thì thường bị tình trạng ẩm mốc, mối mọt, hay côn trùng,… những tình trạng đó sẽ dễ làm cho hư hỏng, không nhìn rõ được các trang, nhất là những trang đầu.

Do đó việc lưu trữ hồ sơ, tại liệu trên phần mềm là hết sức cần thiết và hiệu qủa. Với Online Office, Quản lý văn bản sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn :

• Giảm chi phí văn phòng phẩm lên đến 90%
• Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ ở trên cây thư mục tiện lợi hơn
• Tìm kiếm và truy suất thông tin ở mọi lúc mọi nơi chỉ bằng 1 chiếc điện thoại
• Tự động cấp số văn bản liên quan
• Tìm kiếm không dấu và có dấu, đặc biệt tìm kiếm bằng giọng nói
• Chữ ký số giúp ký duyệt hồ sơ nhanh chóng
• Thống kê và suất file khi cần thiết, bất cứ lúc nào
• Không giới hạn dung lượng file hay các file tương ứng
• Ghi nhận thời gian xem và nhận văn bản nhanh chóng. Tránh tình trạng chưa xem văn bản

Với những lợi ích trên, Online Office đã triển khai thành công cho nhiều đơn vị với nghiệp vụ quản lý văn bản khó như : Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh, Đại học Sư phạm và Kỹ thuật, Bệnh viện Quận 11, Bệnh viện Nhiệt Đới, UBND Quận 10, SaiGon Co.op,…

Hãy tìm kiếm ngay cho mình một giải pháp quản lý văn bản tốt trong mùa dịch này nhé !!!