Để thực hiện một văn bản ký duyệt hoàn chỉnh doanh nghiệp cần trải qua rất nhiều công đoạn, thời gian để ký duyệt một văn bản thay vì chỉ mất 1 phút thì thực tế doanh nghiệp phải tiêu hao từ 01 đến 02 tiếng thậm chí là một buổi. Ký duyệt thông minh sẽ khiến đầu việc của doanh nghiệp triển khai nhanh chóng.

Trước đây, quy trình ký duyệt văn bản phải trải qua từ 4 đến 5 bước tùy theo doanh nghiệp nhưng đa số sẽ theo quy trình chung như sau:

1. Tiếp nhận tờ trình,văn bản từ các phòng ban, các đơn vị
2. Kiểm tra hồ sơ trình, nội dung và thể thức văn bản
3. Phân loại và sắp xếp văn bản theo thứ tự ưu tiên
4. Nhập trích yếu
5. Trình lên Ban Lãnh Đạo ký duyệt
6. Nhận văn bản có chữ ký, hay kèm theo bút phê
7. Kiểm tra, phân loại trình lại văn bản nếu ban lãnh đạo ký sót
8. Nhập ý kiến chỉ đạo
9. Lưu trữ và chuyển đến các phòng ban liên quan
10. Xử lý văn bản theo đúng deadline

Mới tới đây thôi có lẽ bạn đọc đã nhận ra rằng khối lượng quy trình dày đặc sẽ khiến doanh nghiệp tốn rất rất nhiều thời gian để cho mỗi mục đích là ký duyệt.

Vậy nếu có giải pháp giúp ký duyệt nhanh gọn văn bản chỉ trong 3 giây liệu doanh nghiệp có chấp nhận thay đổi?

Online Office chính là chuyên gia nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết, tối giản và số hóa toàn bộ văn bản ký duyệt. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng tiết kiệm thời gian “chết” và tăng hiệu quả xử lý các công việc.

Vậy giá trị chữ ký số của Online Office là gì?

• Quy trình văn bản rút ngăn xuống còn 3 bước: Soạn thảo, trình lên và ký duyệt
• Ký duyệt chỉ trong 3s
• Tự động sắp xếp văn bản ký duyệt theo thứ tự ưu tiên
• Tìm kiếm văn bản nhanh bằng giọng nói
• Ký duyệt mọi lúc mọi nơi ngay trên di động
• Thông báo ngay khi có văn bản cần ký để tránh tính trạng phải chờ đời dẫn đến “ĐỨNG HÌNH” công việc
• Lịch sử ký duyệt được lưu lại nhằm thống kê
• Đặc biệt là không cần token và tiết kiệm rất nhiều chi phí, thời gian

Với những lợi ích kể trên, Online Office là một giải pháp chữ ký số thông minh với doanh nghiệp có lượng văn bản nhiều cần ký duyệt. So với chạy bằng “CƠM” thì Online Office là một món hời phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Không chỉ là giải pháp chữ ký số Online Office chính là một hệ sinh thái phục vụ doanh nghiệp.

Đừng ngần ngại hãy để lại thông tin phía bên dưới, chuyên gia của chúng tôi dễ dàng hỗ trợ bạn tốt nhất!