Ký duyệt văn bản là một quy trình quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác, tính toàn vẹn và tính bảo mật của các tài liệu. Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc triển khai giải pháp công nghệ giúp tổ chức quản lý và thực hiện quy trình ký duyệt văn bản trực tuyến đã trở nên phổ biến và mang lại nhiều lợi ích. Vì thế, hơn 6.500 doanh nghiệp đã tin tưởng và triển khai Online Office với mục đích quản lý và ký duyệt văn bản.
Vậy 6.500 doanh nghiệp khách hàng đã làm gì để ký số trước khi ứng dụng Online Office:
Khi cần ký duyệt buộc người ký duyệt phải có mặt tại văn phòng, nếu không thì sẽ phải chờ đợi cho đến khi người đó đến văn phòng thì mới bắt đầu ký duyệt và xử lý văn bản.
Thật sự điều này khiến cho rất nhiều văn bản quan trọng bị trì truệ tốn thời gian chờ đợi, trong khi ngày phải hoàn thành văn bản đó thì lại quá gần. Cuối cùng thì quá nhiều văn bản bị dồn ép trong một ngày và rồi khiến cho các nhân viên bị quá tải.
Đây dường như là nhiều bài toán của rất nhiều doanh nghiệp phải xử lý hàng chục văn bản trong một ngày.
Vậy sau khí triển khai Online Office thì mọi thứ lại trở nên rất dễ dàng:
- Đơn giản, dễ sử dụng: Cho phép ký duyệt văn bản trực tuyến là một cách tiện lợi và hiệu quả để quản lý quy trình ký duyệt. Phần mềm ký duyệt văn bản trực tuyến cung cấp một giao diện dễ sử dụng cho các bên tham gia quy trình, cho phép họ xem, chỉnh sửa và ký duyệt văn bản một cách trực tuyến.
- Quản lý quy trình ký duyệt: Online Office cho phép doanh nghiệp tạo ra và quản lý các quy trình ký duyệt. Người dùng có thể xác định các bước ký duyệt, thời gian cho mỗi bước, và người tham gia vào từng bước. Quản lý quy trình ký duyệt giúp đảm bảo rằng các văn bản được xử lý một cách hiệu quả và trong thời gian hợp lý.
- Thông báo và theo dõi: Online Office cho phép gửi thông báo tự động cho người tham gia trong quy trình ký duyệt. Thông báo này có thể bao gồm các yêu cầu ký duyệt mới, thông báo về các thay đổi và cập nhật trong quy trình. Ngoài ra, phần mềm cũng cho phép theo dõi tiến độ của quy trình ký duyệt, giúp người dùng biết được văn bản đang ở giai đoạn nào và ai là người phê duyệt tiếp theo.
- Tăng tính bảo mật và chính xác: Cung cấp mức độ bảo mật cao hơn và giảm thiểu lỗi trong quy trình ký duyệt. Phần mềm thường đi kèm với các tính năng như chứng thực người dùng, kiểm soát truy cập và ghi lại các hoạt động để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của quy trình ký duyệt. Các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu và chữ ký điện tử cũng có thể được áp dụng để bảo vệ tính toàn vẹn của văn bản.
- Lưu trữ và quản lý tài liệu: Cho phép lưu trữ và quản lý tài liệu ký duyệt một cách tổ chức và dễ dàng truy cập. Các văn bản đã được ký duyệt có thể được lưu trữ trong một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến hoặc trong cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Điều này giúp tiết kiệm không gian vật lý và giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc tổn hại cho tài liệu.
- Theo dõi và phân tích: Cung cấp khả năng theo dõi và phân tích quy trình ký duyệt. Doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu và thống kê về các hoạt động ký duyệt, thời gian xử lý và hiệu suất của từng bước ký duyệt. Thông qua việc phân tích này, doanh nghiệp có thể tìm hiểu về các vấn đề tiềm ẩn, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất.
- Đánh giá và cải thiện: Có thể đánh giá và cải thiện quy trình ký duyệt theo thời gian. Dữ liệu và thông tin thu thập từ Online Office có thể được sử dụng để xác định các điểm yếu, đề xuất cải tiến và thực hiện biện pháp để tăng cường quy trình ký duyệt.
Nếu doanh nghiệp bạn cần phải ký duyệt với tần xuất cao thì Online Office chính là lời giải cho các khó khăn trên. Đừng suy nghĩ nữa mà hãy thử triển khai Online Office ngay bây giờ để đón chờ cơn mưa ưu đãi trong năm 2023 nhé!
