Bệnh viện phục hồi chức năng – điều trị bệnh nghề nghiệp là một trong những bệnh viện lớn tại TP Hồ Chí Minh. Mang trong mình sứ mệnh khôi phục sức khỏe và chất lượng cuộc sống của bệnh nhân thông qua các dịch vụ chăm sóc y tế hiện đại và tiên tiến.
Suốt quá trình hình thành và phát triển bệnh viện đã phát sinh hàng tá núi văn bản rất khó kiểm soát điều này ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất xử lý văn bản của các phòng ban. Một ngày bệnh viện nhận được hàng trăm văn bản để xử lý, điều này đã khiến các văn thư làm việc nhiều hơn và hiệu suất không còn được như mong muốn.
- Quy trình xử lý văn bản hiện tại của bệnh viện:
Văn thư tổng tiếp nhận văn bản -> Đưa lên Ban giám đốc bút phê -> chuyển xuống văn thư của từng phòng ban quản lý -> Đưa lên Trưởng phòng kiểm tra và bút phế -> chuyển lại cho văn thư của phòng ban -> văn thư sẽ Luân chuyển đến các cá nhân trong phòng ban để xử lý-> Xử lý xong sẽ báo cáo cho văn thư -> Cuối cùng văn thư sẽ báo cáo kết quả cho trưởng phòng.
Thật sự rằng quy trình quá phức tạp và khiến văn thư của từng phòng ban khó khăn trong quá trình quản lý.
Nhận thấy các khó khăn trên sẽ kìm hãm năng suất làm việc và sự phát triển của bệnh viện. Ban lãnh đạo đã quyết định triển khai giải pháp quản lý văn bản Online Office.
Vào ngày 14/05/2023, Online Office đã có mặt tại bệnh viện để triển khai và hỗ trợ các phòng ban ứng dụng Online Office và quy trình mới.
- Sau khi ứng dụng Online Office quy trình mới sẽ diễn ra như sau:
Văn thư tổng tiếp nhận văn bản -> Đưa lên cho Ban giám đốc bút phê -> Chuyển xuống cho Trưởng phòng -> Chuyển xuống cho văn thư phòng -> Luân chuyển đến các cá nhân xử lý -> Cuối cùng văn thư Update kết quả và báo cáo cho trưởng phòng.
Với quy trình mới này Online Office rất mong Bệnh Viện phục hồi chức năng – điều trị bệnh nghề sẽ triển khai hiệu quả để có một môi trường làm việc chuyển đổi số chuyên nghiệp và hiện đại.
