CÔNG TY CP TIẾP VẬN ĐÔNG SÀI GÒN (ESL) NÂNG CẤP PHIÊN BẢN ONLINE OFFICE V11

Bắt tay chuyển đổi số với nền tảng Online Office từ tháng 05/2023, tháng 06/2025 Tiếp vận Đông Sài Gòn (ESL) đã mạnh dạn nâng cấp liên phiên bản mới nhất V11. Hãy cùng “điểm mặt” những Phân hệ cụ thể và xem V11 thay đổi cách vận hành ESL ra sao:

1. Phê Duyệt Đề Xuất, Mua Sắm: Không Còn Chạy Bộ Hay “Hóng Email”

Tình huống cũ (không có V11):

· Người tạo đề xuất (VD: Trưởng phòng Marketing): Soạn thảo đề xuất trên Word, in ra giấy, ký tên, mang lên phòng Tổng giám đốc chờ ký. Nếu Tổng giám đốc đi vắng, đề xuất nằm chờ trên bàn. Sau khi Tổng giám đốc ký, lại mang xuống phòng Kế toán để kiểm tra ngân sách. Nếu kế toán hỏi lại thông tin, lại phải chạy lên xuống. Cuối cùng, đưa qua phòng Mua sắm. Hết cả tuần.

· Người phê duyệt (VD: Tổng giám đốc): Ngồi họp, nhân viên chen ngang đưa tài liệu xin ký. Có khi ký nhầm hoặc không nhớ rõ bối cảnh. Chiều về, cả xấp giấy tờ cần ký chất đống trên bàn.

· Phòng Kế toán/Mua sắm: Đợi đề xuất, mất thời gian đối chiếu thủ công, dễ thất lạc.

Tình huống mới (với V11 – Tính năng Quy trình Công việc & Chữ ký số):

· Người tạo đề xuất: Đăng nhập Online Office, vào module “Quy trình công việc”, chọn “Đề xuất mua sắm”. Điền form điện tử với các trường thông tin bắt buộc. Đính kèm file báo giá. Nhấn “Gửi”. Xong trong 2 phút, không cần in, không cần di chuyển.

· Người phê duyệt (Tổng giám đốc): Nhận thông báo tức thì trên điện thoại/máy tính (qua App). Mở đề xuất, xem lại thông tin, đính kèm, lịch sử phê duyệt. Thấy OK, nhấn “Ký duyệt” bằng chữ ký số. Chữ ký hợp lệ, tự động chuyển đến bước tiếp theo. Chỉ mất 1-2 phút, mọi lúc mọi nơi.

· Phòng Kế toán/Mua sắm: Tự động nhận thông báo khi đến lượt mình. Mở đề xuất, kiểm tra thông tin. Nếu có thắc mắc, bình luận trực tiếp trên đề xuất để người tạo nhận được ngay. Sau khi kiểm tra, nhấn “Duyệt” để chuyển sang bước mua sắm. Mọi thao tác minh bạch, lịch sử được ghi lại chi tiết.

Hiệu quả thực tế: Giảm thời gian phê duyệt từ 2-3 ngày xuống còn vài giờ hoặc thậm chí vài chục phút. Loại bỏ hoàn toàn giấy tờ, giảm thiểu sai sót, ai cũng biết “việc đang ở đâu”.

2. Quản Lý Dự Án “Chiến Dịch Khuyến Mãi”: Không Còn “Loạn Thông Tin” Hay “Quên Việc”

Tình huống cũ (không có V11):

· Trưởng dự án (VD: Trưởng phòng Marketing): Tạo một bảng Excel khổng lồ, liệt kê nhiệm vụ, người phụ trách, deadline. Gửi email cho cả nhóm. Hàng ngày phải tự đi hỏi từng người: “Thiết kế xong chưa?”, “Nội dung thế nào rồi?”.

· Thành viên dự án: Nhận việc qua email, làm xong lại email báo cáo. Có khi quên mất deadline, hoặc không biết nhiệm vụ của mình ảnh hưởng đến ai.

· Tổng giám đốc: Không có cái nhìn tổng quan, chỉ biết dự án đang “tiến triển” qua báo cáo miệng hoặc email tổng hợp.

Tình huống mới (với V11 – Tính năng Dự án Công việc):

· Trưởng dự án: Tạo một dự án mới trên Online Office V11. Phân chia thành các nhiệm vụ nhỏ (Thiết kế banner, Viết bài PR, Lên kế hoạch chạy quảng cáo,…) gán cho từng người cụ thể, đặt deadline chi tiết. Đính kèm tài liệu liên quan vào từng nhiệm vụ. Mất 30-60 phút ban đầu, nhưng quản lý hiệu quả về sau.

· Thành viên dự án: Đăng nhập V11, thấy ngay danh sách nhiệm vụ được giao, deadline sắp đến. Làm xong, chỉ cần “đánh dấu hoàn thành” hoặc cập nhật tiến độ (ví dụ: “Đang thực hiện 50%”). Có thể bình luận trực tiếp trên nhiệm vụ nếu có vướng mắc, trưởng dự án và các thành viên liên quan đều thấy. Tập trung vào công việc, không lo quên, không lo lạc thông tin.

· Giám đốc/Trưởng dự án: Mở dashboard dự án, nhìn ngay được tổng quan: bao nhiêu nhiệm vụ đã hoàn thành, bao nhiêu đang trễ hạn, ai đang làm quá tải. Biểu đồ Gantt hay Kanban board hiển thị trực quan. Có cái nhìn “trực thính”, đưa ra quyết định kịp thời khi có rủi ro.

Hiệu quả thực tế: Tăng khả năng hoàn thành dự án đúng hạn, đúng ngân sách ít nhất 20-30%. Giảm số lượng cuộc họp cập nhật không cần thiết. Minh bạch hóa trách nhiệm, ai cũng biết mình đang ở đâu trong bức tranh lớn.

3. Ký Kết Hợp Đồng Với Đối Tác: Từ “Hẹn Hò Gặp Mặt” Đến “Ký Đa Phương Tiện”

Tình huống cũ (không có V11):

· Doanh nghiệp: Soạn hợp đồng, in 2 bản, đóng dấu. Cử người mang sang đối tác hoặc gửi chuyển phát nhanh. Chờ đối tác ký, đóng dấu, gửi lại. Nếu có sai sót, lại làm lại từ đầu.

· Đối tác: Phải sắp xếp thời gian, cử người ra tiếp nhận hoặc chờ đợi chuyển phát.

Tình huống mới (với V11 – Tính năng Chữ ký số):

· Doanh nghiệp: Kế toán/Pháp chế soạn hợp đồng điện tử. Gửi qua Online Office cho Giám đốc ký số. Sau đó, gửi đường link hợp đồng kèm mã OTP (nếu cần bảo mật cao) cho đối tác.

· Đối tác: Nhận link, xác thực qua email/số điện thoại, đọc hợp đồng trên trình duyệt, và thực hiện ký số ngay trên màn hình. Chỉ mất vài phút.

· Lưu trữ: Hợp đồng điện tử được lưu trữ an toàn, dễ dàng tìm kiếm trên hệ thống Online Office, không lo thất lạc hay ẩm mốc.

Hiệu quả thực tế: Ký kết hợp đồng nhanh hơn gấp nhiều lần, từ ngày xuống phút. Tiết kiệm chi phí đi lại, chuyển phát, in ấn. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại cho doanh nghiệp.

Online Office V11: Thay Đổi Nhỏ Từng Ngày, Hiệu Quả Lớn Từng Giờ

Online Office V11 không phải là phép màu biến công ty bạn thành Google sau một đêm. Nó là công cụ giúp bạn giải quyết từng “khúc mắc” nhỏ, từng “nghẽn mạch” trong quy trình hàng ngày. Mỗi cái click chuột thay thế một chuyến đi, mỗi thao tác điện tử thay thế một tờ giấy, mỗi cái thông báo tự động thay thế một câu hỏi.

Chính những thay đổi chi tiết, thực tế và diễn ra liên tục này mới tạo nên sự khác biệt khổng lồ về năng suất, minh bạch và khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn. Online Office V11 không chỉ là phần mềm, nó là phương thức làm việc mới – hiệu quả hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn.