Thực Tế Vận Hành Số: Online Office Giải Quyết “Bài Toán Đa Ngành” Của Hiệp Tân Corp (HTC) Như Thế Nào 🚀

Công ty CP Thương Mại Dịch Vụ Hiệp Tân (HTC) là một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành với bốn trụ cột chính: Xăng – Dầu – Nhớt, Khí hóa lỏng, Cây xanh và Cho thuê mặt bằng. Đây là một mô hình phức tạp, nơi sự phân tán về địa lý (cây xăng, kho gas, công trình, văn phòng giao dịch) tạo ra gánh nặng về thời gian ⏳ và tính chính xác ✅ trong quản lý. Online Office được triển khai không chỉ là cài đặt phần mềm, mà là thay đổi toàn diện cách HTC làm việc. Thật ấn tượng! ✨

I. Tốc Độ “Vàng” và Chính Xác Tuyệt Đối: Quản Lý Xăng – Dầu – Nhớt & Khí Hóa Lỏng ⛽🔥

Lĩnh vực cung cấp Xăng – Dầu – Nhớt (cung cấp sỉ, lẻ Xăng – Dầu – Nhớt Petrolimex và nhà cung cấp khác, phục vụ Doanh nghiệp tạm nhập tái xuất và Khách hàng trong nước) và Khí hóa lỏng (Thiết kế – Xây dựng bồn chứa gas công nghiệp, Lắp đặt hệ thống gas bình cho Nhà hàng – Khách sạn) của HTC yêu cầu tính tức thời rất cao, đặc biệt khi giá cả thị trường liên tục biến động và việc điều phối phức tạp.

• Khó khăn 😔:
  • Mỗi khi có thông báo điều chỉnh giá xăng dầu mới, nhân viên kinh doanh phải gọi điện, gửi email hoặc thậm chí gửi văn bản giấy đến từng cửa hàng, tiềm ẩn rủi ro sai sót hoặc chậm trễ niêm yết. Việc này làm mất đi lợi thế cạnh tranh về giá hoặc gây thất thoát doanh thu nếu không kịp thời. Thật đáng lo ngại! 😟
  • Trong mảng Khí hóa lỏng, việc thiết kế, xây dựng bồn chứa gas công nghiệp hay lắp đặt hệ thống gas bình cho Nhà hàng – Khách sạn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ kỹ thuật, cung ứng vật tư và khách hàng. Các bản vẽ kỹ thuật, yêu cầu vật liệu và tiến độ thi công thường được trao đổi rời rạc, dẫn đến sai sót hoặc chậm trễ dự án. Một thách thức lớn! 🚧
• Giải pháp hiệu quả với Online Office: 💡
  • Quản lý giá và tồn kho Xăng – Dầu – Nhớt: Online Office cung cấp một hệ thống thông tin và cập nhật giá tập trung theo thời gian thực. Khi Phòng Kinh doanh nhập giá mới vào hệ thống, thông tin sẽ ngay lập tức được đẩy đến các điểm bán lẻ, kho hàng, và tự động cập nhật vào các hợp đồng điện tử sắp ký. Hệ thống cũng theo dõi tồn kho tại các cây xăng và kho dầu để đảm bảo nguồn cung liên tục. Nhanh chóng và chính xác! ⚡
  • Quản lý Dự án Khí hóa lỏng: Tất cả các dự án từ thiết kế bồn chứa đến lắp đặt hệ thống gas đều được lập kế hoạch chi tiết trên Online Office.
    • Thao tác của nhân viên: Đội ngũ kỹ thuật sử dụng ứng dụng di động để cập nhật tiến độ thi công, đính kèm hình ảnh 📸 của các giai đoạn (đổ móng, lắp đặt bồn, kiểm tra an toàn) trực tiếp từ công trường. Các bản vẽ kỹ thuật được lưu trữ tập trung, cho phép mọi thành viên trong dự án truy cập phiên bản mới nhất. Điều này giúp loại bỏ gần như hoàn toàn sự chậm trễ và sai sót do thông tin thiếu đồng bộ, đồng thời tăng cường yếu tố an toàn – cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực gas. An tâm tuyệt đối! ✅

II. Kiểm Soát Chất Lượng Hiện Trường: Nâng Cao Dịch Vụ Cây Xanh 🌳🌿

Dịch vụ Cây xanh của HTC bao gồm Thiết kế, thi công cảnh quan công trình, Trang trí, bảo dưỡng cây xanh nội thất văn phòng, và Cho thuê, kinh doanh cây xanh. Quản lý chất lượng ở nhiều công trình cùng lúc là một thách thức lớn.

• Vấn đề cũ: Khi thực hiện dự án thiết kế cảnh quan cho các khu công nghiệp hoặc bảo dưỡng cây xanh nội thất cho văn phòng, Giám sát công trình phải mất nhiều thời gian để gửi báo cáo bằng hình ảnh và văn bản qua Zalo hoặc email, sau đó phải về văn phòng tổng hợp. Ban Lãnh đạo khó đánh giá chất lượng công việc đang thực hiện tại hiện trường. Việc quản lý lịch trình thuê/kinh doanh cây xanh cũng dễ bị nhầm lẫn. Rất tốn công sức! 😥
• Giải pháp thực tế với Online Office: 🌟 HTC sử dụng tính năng Quản lý công việc và Dự án tích hợp trên Online Office.
  • Thao tác của nhân viên: Khi đi bảo dưỡng vườn hoa hoặc thi công cảnh quan, nhân viên sẽ check-in bằng GPS 📍 trên ứng dụng di động, hoàn thành các nhiệm vụ checklist cụ thể (cắt tỉa, bón phân, tưới nước, kiểm tra sâu bệnh) và chụp ảnh “trước và sau” khi hoàn thành.
  • Ngay lập tức, báo cáo kèm vị trí và thời gian thực sẽ được gửi lên hệ thống. Quản lý có thể xem xét và phê duyệt kết quả công việc ngay trên điện thoại mà không cần đến hiện trường. Vô cùng tiện lợi! 📱
  • Đối với dịch vụ Cho thuê, kinh doanh cây xanh, hệ thống còn giúp quản lý lịch trình giao/nhận cây, theo dõi tình trạng cây và tự động nhắc nhở lịch bảo dưỡng định kỳ cho từng khách hàng, đảm bảo cây luôn xanh tốt và dịch vụ luôn chu đáo. Điều này giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng đều, tăng uy tín và sự hài lòng của khách hàng. Khách hàng hài lòng, doanh nghiệp phát triển! 😊

III. Văn Phòng Số Hóa: Phá Vỡ Rào Cản Phê Duyệt và Quản Lý Hợp Đồng Cho Thuê Mặt Bằng 🏢✍️

Với hoạt động Cho thuê mặt bằng (Hợp tác kinh doanh mặt bằng, Cho thuê Nhà xưởng – Văn phòng giao dịch, kinh doanh) và các hợp đồng cung cấp sỉ dài hạn cho các lĩnh vực khác, quy trình pháp lý và quản lý tài liệu thường là điểm nghẽn.

• Vấn đề cũ:
  • Hợp đồng thuê mặt bằng tại Khu công nghiệp Hiệp Phước, nhà xưởng hay văn phòng giao dịch cần qua chữ ký của ít nhất 3-4 phòng ban khác nhau (Kinh doanh, Pháp chế, Kế toán, Ban Lãnh đạo), thường mất nhiều ngày di chuyển giấy tờ, ảnh hưởng đến tốc độ kinh doanh và chốt deal với khách hàng. Chậm trễ là mất cơ hội! 💸
  • Việc quản lý hàng trăm hợp đồng cho thuê, các phụ lục, biên bản bàn giao và lịch thanh toán cho từng khách hàng là một công việc thủ công, dễ sai sót và tốn thời gian. Đau đầu với giấy tờ! 🤦‍♀️
  • Hơn nữa, các tài liệu kỹ thuật, quy trình an toàn, hay các bài học về Văn hóa doanh nghiệp (như trên website HTC) bị lưu trữ rải rác trên máy tính cá nhân, khó khăn cho việc tìm kiếm và đồng bộ. Thông tin thất lạc! 😩
• Giải pháp thực tế với Online Office: 🚀 Online Office thiết lập một Luồng Phê duyệt Điện tử (e-Workflow) và Kho Tài liệu số thông minh.
  • Thao tác của quản lý: Thay vì phải chờ nhân viên mang hồ sơ giấy, người quản lý có thể xem xét hợp đồng thuê mặt bằng (kèm bản scan sơ đồ khu đất, điều khoản hợp đồng) và ký duyệt điện tử ✍️ chỉ bằng một cú nhấp chuột trên máy tính bảng hoặc điện thoại, cho dù họ đang đi công tác hay họp ngoài văn phòng. Hệ thống tự động theo dõi trạng thái phê duyệt của từng hợp đồng. Quyết định nhanh chóng! 💨
  • Tất cả tài liệu quan trọng, từ hồ sơ khách hàng thuê, các bản vẽ kỹ thuật nhà xưởng, biên bản nghiệm thu, đến lịch thanh toán và các phụ lục hợp đồng đều được số hóa và đưa lên Kho Tài liệu số tập trung 🗄️. Mọi nhân viên có quyền hạn đều có thể truy cập thông tin chính xác, phiên bản mới nhất ngay lập tức, loại bỏ rủi ro sử dụng tài liệu lỗi thời và giúp công việc kế toán, quản lý doanh thu trở nên chính xác hơn bao giờ hết. Tìm kiếm dễ dàng, quản lý hiệu quả! ✨

IV. Quy Trình Vận Hành Thống Nhất: Từ Văn Bản Đến Phối Hợp Đa Phòng Ban 🤝🌐

Trước đây, việc quản lý công việc tại HTC có thể bị chậm trễ hoặc thiếu minh bạch do phụ thuộc vào luân chuyển văn bản giấy và giao tiếp không tập trung. Online Office đã thay đổi hoàn toàn điều này: Một cuộc cách mạng! 💡

1. Chuyển Đổi Từ Văn Bản Truyền Thống Thành Công Việc Số Hóa:

• Vấn đề cũ: Một văn bản đến (ví dụ: yêu cầu từ khách hàng lớn, quy định mới từ cơ quan chức năng) cần được trình lên Tổng Giám đốc để xem xét và phân công. Quá trình này có thể tốn thời gian, đặc biệt khi Tổng Giám đốc không có mặt tại văn phòng. Người được phân công sau đó phải tự tìm cách phối hợp với các bên liên quan, dễ dẫn đến thiếu sót hoặc trùng lặp công việc. Thật rườm rà! 😩
• Giải pháp thực tế với Online Office: 🌟
  • Vai trò của Chị Trâm: Chị Trâm, người chịu trách nhiệm chính, thực hiện thao tác đưa văn bản lên hệ thống Online Office ⬆️ (có thể là scan hoặc tạo mới văn bản điện tử). Văn bản này ngay lập tức được gắn thẻ, phân loại.
  • Trình duyệt và Phân công tức thì: Ngay khi văn bản được đưa lên, hệ thống tự động thông báo đến Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc có thể xem xét văn bản và phân công người xử lý chính (ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh giải quyết yêu cầu về hợp đồng xăng dầu, Trưởng phòng Cây xanh xử lý dự án cảnh quan mới) trực tiếp trên ứng dụng di động hoặc máy tính. Nhanh như chớp! ⚡
  • Tạo Công việc Minh bạch: Người được Tổng Giám đốc phân công sẽ tạo công việc chi tiết trên hệ thống. Công việc này bao gồm mô tả, thời hạn, các bước thực hiện, và chỉ định rõ người phụ trách từng phần. Hệ thống tự động thông báo đến tất cả các bên liên quan, đảm bảo mọi người đều biết và có thể phối hợp thực hiện một cách minh bạch, theo dõi tiến độ chung. Minh bạch và hiệu quả! ✅

2. Công Việc Phối Hợp Giữa Công Ty và Các Cửa Hàng:

• Vấn đề cũ: Khi phát sinh công việc đột xuất hoặc cần phối hợp nhanh chóng không bắt nguồn từ văn bản (ví dụ: sự cố tại cây xăng, yêu cầu điều chỉnh gấp từ khách hàng sỉ khí hóa lỏng), việc trao đổi thường qua điện thoại hoặc Zalo nhóm, dễ bị trôi tin nhắn, thiếu người chịu trách nhiệm và không có lịch sử theo dõi. Thiếu sự đồng bộ! 😕
• Giải pháp thực tế với Online Office: 💬
  • Trao đổi tập trung: Khi phát sinh công việc cần phối hợp, Trưởng phòng Kinh doanh (hoặc trưởng các phòng ban liên quan) sẽ là người tạo một “trao đổi” hoặc “nhiệm vụ” trên hệ thống Online Office.
  • Phân công và theo dõi rõ ràng: Trao đổi này sẽ được gán cho các bên liên quan (ví dụ: quản lý cây xăng, đội kỹ thuật khí hóa lỏng, phòng kế toán). Các bên liên quan sẽ nhận được thông báo tức thì, nắm được nội dung, thảo luận trực tiếp trên nền tảng, và thực hiện công việc theo phân công. Toàn bộ quá trình trao đổi, các bước thực hiện, và kết quả đều được lưu trữ lại trên hệ thống, tạo thành lịch sử rõ ràng cho việc kiểm tra và đánh giá sau này. Luôn trong tầm kiểm soát! 👀

Online Office đã giúp HTC chuyển từ trạng thái quản lý bằng “phản ứng” sang quản lý bằng “dữ liệu” và quy trình chuẩn hóa. Mọi hoạt động phức tạp tại nhiều địa điểm khác nhau đều được số hóa, làm cho hoạt động kinh doanh đa ngành của HTC trở nên nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác hơn, đặt nền móng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Thành công rực rỡ! 🎉