KHÔNG CÒN BỎ LỠ CUỘC HỌP QUAN TRỌNG VỚI MODULE QUẢN LÝ LỊCH HỌP THÔNG MINH CỦA ONLINE OFFICE

Bạn đã bao giờ gặp những tình huống như:

· Nhân viên quên lịch họp vì không đọc email?

· Lãnh đạo đến phòng họp mới phát hiện phòng đã được đơn vị khác sử dụng?

· Cuộc họp bị trì hoãn vì người tham dự không chuẩn bị tài liệu trước?

· Nhiều cuộc họp trùng lịch gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc?

Đây là những vấn đề rất phổ biến trong nhiều doanh nghiệp và cũng là nguyên nhân làm thất thoát hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng.

Với Module Quản lý Lịch Làm việc và Lịch Họp của Online Office, mọi lịch trình được quản lý tập trung, đồng bộ và tự động hóa hoàn toàn.

Chủ động công việc với lịch họp được thông báo sớm

Hệ thống tự động tổng hợp và gửi lịch làm việc, lịch họp trong tuần đến từng cá nhân.

Đặc biệt, người dùng có thể xem trước lịch làm việc đến hết thứ Ba của tuần kế tiếp, giúp lãnh đạo và nhân viên chủ động sắp xếp thời gian, chuẩn bị nội dung và bố trí nguồn lực phù hợp.

Không còn tình trạng “nước đến chân mới nhảy” hay bị động trước các cuộc họp quan trọng.

Nhắc họp tự động trên điện thoại trước 60 phút

Một trong những nguyên nhân khiến cuộc họp diễn ra không hiệu quả là người tham dự quên lịch hoặc đến trễ.

Online Office sẽ tự động gửi thông báo nhắc họp qua APP di động trước 60 phút.

Người dùng nhận được đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung cuộc họp ngay trên điện thoại.

Dù đang ở văn phòng, đi công tác hay làm việc từ xa, mọi người đều được kết nối và cập nhật kịp thời.

Tài liệu họp điện tử – Chuẩn bị trước, họp nhanh hơn

Thay vì in ấn hàng chục bộ tài liệu giấy cho mỗi cuộc họp, Online Office cho phép đính kèm tài liệu điện tử trực tiếp trên lịch họp.

Người tham dự có thể nghiên cứu nội dung trước khi họp, ghi chú các vấn đề cần trao đổi và đưa ra ý kiến có chất lượng hơn.

Khi mọi người đã chuẩn bị kỹ từ trước, thời gian họp được rút ngắn đáng kể nhưng hiệu quả lại tăng lên rõ rệt.

Quản lý phòng họp khoa học và minh bạch

Doanh nghiệp có nhiều phòng họp thường gặp tình trạng đăng ký chồng chéo hoặc sử dụng không hiệu quả.

Online Office cho phép theo dõi trực quan:

· Phòng họp nào đang trống.

· Phòng họp nào đã được đăng ký.

· Thời gian sử dụng của từng phòng.

· Lịch sử khai thác tài nguyên phòng họp.

Nhờ đó, việc bố trí cuộc họp trở nên đơn giản, chính xác và tránh hoàn toàn các xung đột về lịch.

Phân quyền đăng ký và phê duyệt chặt chẽ

Không phải ai cũng có quyền đăng ký hoặc xác nhận sử dụng phòng họp.

Hệ thống cho phép phân quyền chi tiết theo chức năng và đơn vị:

· Người đăng ký lịch họp.

· Người phê duyệt lịch họp.

· Người quản lý tài nguyên phòng họp.

· Người tham dự.

Quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả việc sử dụng nguồn lực và nâng cao tính chuyên nghiệp trong điều hành.

Từ quản lý lịch họp đến nâng cao năng lực quản trị

Một cuộc họp hiệu quả không bắt đầu khi mọi người ngồi vào bàn họp, mà bắt đầu từ việc chuẩn bị thông tin, tài liệu và lịch trình từ trước.

Module Quản lý Lịch Làm việc của Online Office giúp doanh nghiệp:

✓ Giảm tình trạng quên lịch, trễ họp ✓ Tăng tỷ lệ tham dự đầy đủ các cuộc họp quan trọng ✓ Quản lý hiệu quả phòng họp và tài nguyên doanh nghiệp ✓ Tiết kiệm thời gian tổ chức và điều phối ✓ Nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác điều hành

Sau 19 năm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam, Online Office tiếp tục mang đến những giải pháp quản trị hiện đại giúp lãnh đạo điều hành hiệu quả hơn và nhân viên làm việc chủ động hơn mỗi ngày.

Online Office – Mọi cuộc họp được chuẩn bị tốt hơn, mọi quyết định được đưa ra nhanh hơn.

————————————————-