Công tác lưu trữ văn bản, tài liệu luôn là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào, vì thế việc quá tải không gian lưu trữ là điều không thể tránh khỏi. Số lượng văn bản ngày càng tăng lên trong khi diện tích không gian lại bị giới hạn. Từ đó, nhu cầu số hóa gần như là điều bắt buộc, doanh nghiệp cần một giải pháp vừa tối ưu vừa hiệu quả đồng thời chi phí phải hợp lý.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều giải pháp số hóa phục vụ cho từng nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp.

Vậy những giải pháp đó là gì?

Sau đây chúng ta sẽ cùng nhau liệt kê các giải pháp số hóa văn bản tài liệu phù hợp nhất với môi trường doanh nghiệp:

1. Dropbox

Drop box là hệ thống lưu trữ đám mây phổ biến với giao diện đơn giản dễ sử dụng,. phù hợp hầu hết trên tất cả các thiết bị.

Ưu điểm

• Miễn phí 2GB lưu trữ có thể nâng cấp thêm trong quá trình sử dụng
• Dễ dàng chia sẽ các tệp lớn
• Sử dụng Offline

Nhược điểm

• Thiếu bảo mật cấp cao
• Khó định vị tệp bằng cách tìm kiếm

2. Google drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ phổ biến nhất hiện nay được phát triển bởi Google.

Ưu điểm

• Miễn phí 15 GB lưu trữ
• Dễ dàng chia sẻ các tệp lớn
• Công cụ tìm kiếm tích hợp hiệu quả
• Xem lại lịch sử, chỉnh sửa tệp nhanh và chính sác
• Giao diện trực quan dễ sử dụng
• Dễ dàng quản lý thông tin với các ứng dụng của Google
• Đồng bộ hóa với các thiết bị Android

Nhược điểm

• Chỉ được Free tối đa 15 GB
• Không có tùy chọn bảo mật khi mở ứng dụng
• Khi tải xuống không thể quét virus các file quá lớn

3. OneDrive

OneDrive được phát triển bởi Microsoft, được cài đặt sẵn trên các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows.

Ưu điểm

• Sử dụng trên mọi thiết bị
• Đồng bộ hầu hết với các ứng dụng của Microsoft
• Miễn phí 15GB
• Nhận thông báo khi tài liệu chung được chỉnh sửa
• Dễ dàng chia sẻ thông tin
• Truy cập ngoại tuyến vào những tệp quan trọng

Nhược điểm

• Chỉ sử dụng tốt nhất trên hệ điệu hành Windows
• Tích hợp nhiều dịch vụ như outlook, xbox live,… khiến dịch vụ lưu trữ này trở nên rườm rà

4. Mega

Mega tuy mới lạ với nhiều người nhưng đây là dịch vụ lưu trữ đáng để doanh nghiệp sử dụng bởi không gian lưu trữ rất lớn.

Ưu điểm

• Miễn phí 50GB lưu trữ
• Dễ dàng quản lý và chia sẻ tập tin
• Sử dụng Offline
• Xác minh 2 lớp, bảo mật cao
• Tạo cuộc gọi, tin nhắn trên Mega

Nhược điểm

• Không hỗ trợ tải xuống bằng IDM
• API còn kém
• Chia sẻ file giới hạn
• Chi phí khá cao

5. Online Office

Online Office là giải pháp lưu trữ quản lý và điều hành doanh nghiệp được phát triển bởi doanh nghiệp Việt. Online Office cung cấp nhiều Module với nhiều tính năng nhằm mang đến giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp.

Ưu điểm

• Chi phí thấp, hiệu quả cao
• Dễ dàng chia sẻ và quản lý tập tin
• Đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị
• Trao đổi dễ dàng
• Lưu vết lịch sử
• Giao diện trực quan dễ sử dụng
• Một hệ sinh thái hoàn hảo cho doanh nghiệp
• Phù hợp với hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp
• Dễ triển khai và thành công chỉ sau 2 tuần
• ….

Với hơn 3.550 doanh nghiệp ứng dụng thành công và hơn 14 năm kinh nghiệm thì Online Offce đã được các khách hàng đánh giá là “Luôn mang đến giá trị tốt nhất trong chi phí bỏ ra thấp nhất”.

Online Office luôn đi theo: Sự đơn giản, sự hoản hảo và Sự tối ưu. Online Office luôn biết cách mang đến giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp với chi phí bỏ ra thấp nhất. Online Office không chỉ là một công cụ mà là một hệ sinh thái. Hãy đăng ký ngay và trải nghiệm miễn phí Online Office.

Chúc bạn tìm được giải pháp phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp mình!