Công ty TNHH MTV Dịch Vụ Công ích huyện Củ Chi là doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, hoạt động trên địa bàn huyện, thực hiện các nhiệm vụ như thu gom vận chuyển rác, quét rác đường phố, chăm sóc hoa viên, duy tu nạo vét bùn cống,… Ngoài ra, còn quản lý, giữ hộ và cho thuê đất, nhà xưởng thuộc tài sản nhà nước, đồng thời thực hiện một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Huyện ủy, Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi. Vì vậy số lượng hồ sơ rất lớn, việc lưu trữ hồ sơ chiếm nhiều không gian, trích lục dữ liệu khó khăn.

Với tình hình đó, Ban lãnh đạo quyết tâm ứng dụng công nghệ để quản lý và điều hành mọi lúc mọi nơi. Sau một quá trình tìm hiểu các phần mềm trên thị trường.

Online Office được Công Ích Củ Chi tin dùng với 8 phân hệ, bao gồm:

Quản lý văn bản: Lưu trữ văn bản khoa học, bảo mật giúp người sử dụng tìm kiếm nhanh chóng:

– Số hóa và lưu trữ văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ.

– Luân chuyển và thông báo văn bản đến Lãnh đạo, bộ phận, cá nhân liên quan cần cập nhật hoặc xử lý.

– Tra cứu văn bản qua từ khóa, giọng nói.

– Tiết kiệm chi phí Photocopy hàng tháng.

Quản lý công việc:

– Nhắc việc tự động cho các bộ phận.

– Theo dõi tiến độ.

– Thống kê trạng thái: chưa hoàn thành (gần hạn, hết hạn), đề xuất kết thúc, hoàn thành.

– Giúp Ban Giám đốc quản lý, điều hành mọi lúc, mọi nơi, ra quyết định kịp thời.

Lịch tuần:

– Thông báo lịch họp tuần đến các bộ phận,phòng.

– Đính kèm file liên quan cuộc họp.

– Nhắc các cuộc họp có liên quan trước 60 phút qua APP Mobile.

Thư viện điện tử:

– Lưu trữ các Quy định, tài liệu, biểu mẫu…

– Tìm kiếm các tài liệu công việc trên hệ thống nhanh chóng thông qua tìm kiếm “từ khóa”.

– Sắp xếp theo danh mục.

Quản lý thư viện hình ảnh:

– Hình ảnh tổ chức theo chủ đề (Album).

– Có chế độ xem ảnh theo trình chiếu (Slide).

Quản lý khách hàng, nhà cung cấp:

– Lưu trữ các thông tin của khách hàng: Tên, địa chỉ, GPKD, điện thoại, mail…

– Lưu trữ hợp đồng đã ký kết với khách hàng, phân loại hợp đồng.

Giao diện Mobile: Ứng dụng được cài đặt trên điện thoại thông minh

– Báo tin mới.

– Truy xuất các Module của phần mềm.

Báo cáo định kỳ:

– Quản lý báo cáo nội bộ theo tiêu chí tháng/quý.

– Sắp xếp các thể loại báo cáo nên dễ xem và tìm kiếm.

Trong vòng 6 tháng áp dụng , Online Office đã chuyển đổi số thành công, đem lại hiệu quả to lớn và giảm chi phí rất nhiều trong vận hành.