Là một trong những Doanh nghiệp hàng đầu của ngành thủy sản. Được thành lập vào năm 1978 với tên gọi ban đầu là Công ty Xuất Nhập khẩu Thủy sản, trải qua gần 40 năm hoạt động và phát triển, SEAPRODEX không ngừng củng cố thương hiệu, ngày càng khẳng định uy tín với các đối tác trong và ngoài nước, hướng đến mục tiêu và chiến lược trở thành Tập đoàn kinh tế thủy sản hàng đầu tại Việt Nam. 

Thương hiệu SEAPRODEX không chỉ là biểu tượng chất lượng sản phẩm thủy sản tại thị trường nội địa mà còn là thương hiệu uy tín trên thị trường quốc tế, được công nhận và bảo hộ bởi Tổ chức thế giới về Quyền sở hữu trí tuệ OMPI – Geneve (Thụy Sĩ), EU, Mỹ và khu vực Châu Á, …

Seaprodex luôn hướng tới việc phát triển hơn nữa trong thị trường và trở thành tập đoàn thủy sản hàng đầu Việt Nam. Tuy nhiên trong quá trình sẽ gặp nhiều khó khăn, bất cập khi vận hành quy trình quản lý thủ công.

Quy trình vận hành doanh nghiệp theo “lối mòn”- không tạo ra được đột phá

Với quy trình quản lý văn bản, tài liệu…các bộ phận, phòng ban phải thực hiện qua nhiều bước, với yêu cầu chặt chẽ về thủ tục giấy tờ. Cụ thể, trước tiên muốn lưu trữ một văn bản thì văn thư phải in ra hàng trăm giấy tờ, văn bản, sau đó sẽ chuyển thủ công đến từng bộ phận, sau khi tiếp nhận việc lưu trữ sẽ dần quá tải vì khối lượng văn bản quá lớn. Việc in hàng loạt dẫn đến chi phí văn phòng phẩm mất khoảng năm triệu đồng một tháng. Dù chuyển đến từng bộ phận như vậy nhưng việc xác minh bộ phận đó đã xem văn bản hay chưa là rất khó.

Công việc dự án luôn đòi hỏi phải nhanh chóng, thống nhất giữa các phòng ban. Nhưng việc trao đổi công việc trên những ứng dụng Zalo, Mail làm công việc diễn ra một cách suông sẻ và nhanh chóng. Việc theo dõi quá trình của phối hợp giữa các bộ phận là không thể của cấp trên. Đôi lúc công việc hết hạn nhưng không nắm được dẫn đến trường hợp công việc trì hoãn.

Những vấn đề từ xử lý văn bản, công việc cũng đủ gây khó khăn trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Nhận ra được vấn đề các cấp lãnh đạo đã quyết định hợp tác với Online Office – Giải pháp quản lý doanh nghiệp nhằm tối ưu doanh nghiệp theo hướng chuyển đổi số. Đây cũng là một bước tiến đầy kì vọng của doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm trên thị trường khi áp dụng chuyển đổi số vào doanh nghiệp. Điều này cũng thể hiện phong cách lãnh đạo: chắc chắn, cẩn thận nhưng vẫn linh hoạt và tiếp thu điểm mới.

Khi tìm đến giải pháp của Online Office, Seaprodex đặt nhiều kỳ vọng vào quá trình hợp tác nãy sẽ mang lại tích cực cho bộ máy doanh nghiệp.

Seaprodex “ Chia tay” với quản lý thủ công , “bắt tay” Online Office tối ưu hóa quy trình

Online Office đã “giải phóng” Seaprodex hoàn toàn khỏi quy trình quản lý thủ công như trước kia. Việc số hóa quy trình giúp doanh nghiệp có thể xử lý văn bản số lượng lớn trong vài phút. Thay vì phải tiếp nhận văn bản rồi lại chuyển thủ công như trước mất vài giờ như trước. Giảm được năm triệu một tháng khi việc lưu trữ trên hệ thống. Việc tiếp nhận thông tin văn bản cũng được xác minh một cách minh bạch, tăng trách nhiệm trong công việc.

Chưa kể lưu trữ tài liệu quan trọng trên hệ thống giúp dễ dàng hơn việc tìm kiếm và bảo mật thông tin, tránh rò rỉ, mất mát dữ liệu, biến văn phòng dần dần trở thành một văn phòng “không giấy” – điều này giúp tiết kiệm thêm chi phí cho việc in ấn, xử lý tài liệu. Nguồn thông tin cũng được lưu trữ tập trung và hệ thống hơn dễ dàng cho tìm kiếm, truy xuất và xử lý thông tin khi được phân theo các trường, các phòng ban. Nhân viên bộ phận có thể chủ động tìm kiếm các tài liệu mình cần mà không cần qua trung gian như phòng hành chính nhân sự hay hỏi lại trưởng bộ phận. 

Việc báo cáo tiến độ công việc dễ dàng hơn vì có tính năng báo cáo định kỳ giúp các lãnh đạo nắm rõ được tiến độ công việc. Công việc đến hạn, hết hạn cũng được kiểm soát khi thông báo ở hệ thống giúp các thành viên tiếp nhận được thời gian.

Việc xúc tiến quy trình quản lý để trở thành công ty hàng đầu trong xuất khẩu thủy sản cùng với giải pháp Online Office sẽ tạo tiền đề chắc chắn để tiếp cận nhiều khách hàng và đối tác trong khu vực. Bởi khi đó cách làm việc trở lên nhanh chóng, hiệu quả, giải quyết công việc linh động hơn và kết hợp nhuần nhuyễn giữa các quy trình, phòng ban tạo ấn tượng tốt cho khách hàng cũng như đối tác. 

 Online Office là là đơn vị tiên phong trong chuyển đổi số, cung cấp phần mềm Nền tảng quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho người dùng môi trường làm việc trực tuyến trên Internet bằng việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp thành các khối thống nhất. Đến nay, Online Office đã có hơn 10.000 người dùng và 17 năm kinh nghiệm trong việc chuyển đổi số.