Sau thành công vang dội khi triển khai phần mềm Văn Phòng Điện Tử Online Office của Trường Đại học Kinh tế Tp.HCM (UEH) vào năm 2019, Trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật Tp.HCM (HCMUTE) liên hệ và triển khai ngay Phần mềm Online Office. Tính đến nay đã được 9 tháng triển khai. Trước khi đến với hiệu quả to lớn, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một chút về nhà trường. HCMUTE là trường đại học đa ngành tại Việt Nam, với thế mạnh về đạo tạo kỹ thuật, được đánh giá là một trong những trường đại học đầu ngành về đào tạo khối ngành kỹ thuật tại miền Nam.

Vậy HCMUTE đã đạt hiệu quả trong 9 tháng qua như thế nào?

Với khối cơ quan Nhà nước nói chung và các trường Đại học thì hầu hết việc lưu trữ và tiếp nhận xử lý các văn bản, tài liệu trong ngày rất nhiều. Với HCMUTE mỗi ngày Phòng Tổ Chức Hành Chánh phải tiếp nhận ít nhất 200 văn bản, trước đó HCMUTE gặp rất nhiều khó khăn trong việc lưu trữ , luân chuyển đến các phòng, ban, khoa và mất quá nhiều thời gian tìm kiếm các văn bản, hồ sơ. Khi ứng dụng Online Office thì việc lưu trữ, luân chuyển, tìm kiếm ngay trên APP Mobile, chỉ 3s là tìm ra văn bản. Tính đến thời điểm hiện tại số lượng văn bản đưa lên Online Office hơn 5.000 văn bản, hồ sơ. Có thể thấy HCMUTE đã số hóa hoàn toàn văn bản, Tiết kiệm đến 90% chi phí văn phòng phẩm khi photo và chuyển chyển đến các phòng ban khác, chưa kể đến yếu tố chậm trễ khi áp dụng cách cũ.

  • QUẢN LÝ LỊCH HỌP trong 1 tuần của Nhà trường cũng được đánh giá rất cao, như trước kia thì mỗi lần có lịch họp, bộ phận chủ trì phải liên hệ, tìm kiếm xem phòng họp nào còn trống, phòng họp nào có người để né, rất lãng phí thời gian cho 1 việc nhỏ. Online Office đã giải quyết ngay nỗi đau đó. Giờ đây việc đăng ký/phê duyệt đều Online thông qua APP, người đăng ký biết ngay phòng họp nào còn trống, lịch đăng ký đã duyệt chưa, tiện ích Notification qua APP trước 60 phút cuộc họp tránh tình trạng quên lịch, tiện ích đính kèm file trong lịch họp tạo ra cuộc họp không giấy tờ.
  • QUẢN LÝ CÔNG VIỆC được triển khai triệt để, các công việc được khởi tạo theo trình tự xử lý qua các phòng,ban, rất tiện ích, thể hiện rõ bộ phận nào đã xử lý, bộ phận nào xử lý kế tiếp, chức năng tổng hợp các file đính kèm của luồng công việc giúp cho bộ phận tham mưu dễ dàng tổng hợp, báo cáo
  • CHỮ KÝ SỐ được tích hợp vào phần mềm, không còn phải in ra trình ký văn bản nữa, trong thời gian giãn cách phân hệ này được ứng dụng triệt để và hiệu quả cao.

Theo anh Nguyễn Thanh Phong – Phó Phòng Tổ Chức Hành Chánh HCMUTE đánh giá Online Office là một ứng dụng quản lý rất hiệu quả. Kể từ khi triển khai Online Office, nghiệp vụ tìm kiếm và lưu trữ văn bản không còn khó khăn, việc tổ chức lịch họp trong 1 tuần đơn giản, tính năng quản lý công việc thông minh, phần mềm giúp Phòng giải quyết việc nhiều hơn với thời gian và nhân sự không đổi, và quan trọng nhất là làm việc mọi lúc, mọi nơi thông qua mạng Internet.

Ngoài ra, nhà cung cấp Online Office hỗ trợ rất nhiều trong việc hỗ trợ và lập trình thêm các yêu cầu đặc thù của Nhà trường.