Quản lý văn bản chưa bao giờ là một việc đơn giản mà là quá trình tổ chức và quản lý các tài liệu, thông tin và dữ liệu trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Việc quản lý văn bản được thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và thông tin quan trọng được lưu trữ, sắp xếp và truy xuất một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và bảo vệ thông tin.

Vậy để quản lý văn bản doanh nghiệp phải làm những gì?

Thu thập và phân loại tài liệu

Các tài liệu và thông tin cần được thu thập và phân loại theo từng loại để dễ dàng quản lý. Các loại tài liệu bao gồm hợp đồng, báo cáo, hồ sơ nhân viên, tài liệu về sản phẩm, văn bản hành chính,…

Lưu trữ hoặc xử lý

Sau khi các tài liệu được phân loại, thì tùy vào loại tài liệu mà chúng cần được lưu trữ một cách an toàn và tiện lợi để dễ dàng truy xuất hay xử lý trực tiếp với những cá nhân có liên quan. Bên cạnh đó, Tùy thuộc vào loại tài liệu, chúng có thể được lưu trữ trên máy tính, trong thư mục trên máy chủ hoặc trong tủ tài liệu.

Quản lý quy trình

Các quy trình quản lý tài liệu cần được đề ra để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều được kiểm soát và được sử dụng một cách đồng nhất. Quy trình quản lý tài liệu bao gồm quy trình phê duyệt, quy trình phân phối, quy trình chỉnh sửa và cập nhật.

Quản lý phiên bản

Các tài liệu cần được quản lý phiên bản để đảm bảo rằng bản gốc không bị thay đổi một cách ngẫu nhiên hoặc bị mất. Quản lý phiên bản bao gồm lưu trữ tất cả các phiên bản của tài liệu, đánh dấu phiên bản cuối cùng và theo dõi các thay đổi được thực hiện.

Quản lý truy cập

Tài liệu cần được bảo vệ và quản lý truy cập để đảm bảo tính bảo mật. Quản lý truy cập bao gồm xác định ai có quyền truy cập, giới hạn quyền truy cập và đảm bảo tính bảo mật.

Tìm kiếm và truy xuất tài liệu

Quản lý văn bản cần đảm bảo rằng các tài liệu có thể được tìm kiếm và truy xuất một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều này có thể đạt được thông qua việc tạo ra một hệ thống phân loại và chỉ mục hóa tài liệu, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, hoặc sử dụng các công cụ tìm kiếm và truy xuất nội bộ.

Hạn chế lưu trữ

Để tránh quá tải lưu trữ và chi phí phát sinh, quản lý văn bản cần đưa ra các chính sách hạn chế lưu trữ và xóa các tài liệu không còn cần thiết.

Quản lý liên kết

Các tài liệu có thể liên quan đến nhau hoặc liên kết với nhau. Quản lý văn bản cần đảm bảo rằng các liên kết này được theo dõi và được duy trì một cách hiệu quả.

Với khối lượng quy trình khổng lồ như trên thì chát hẳn ai cũng phải thở hồng hộc khi phải xử lý rất nhều văn bản trên. Bên cạnh đó việc tìm kiếm truy xuất và hạn chế lưu trữ luôn là một bài toán nan giải, bạn đâu thể tìm kiếm ngay được một văn bản đã rất cũ hay dù hạn chế lưu trữ thí khối lượng văn bản không quan trọng cũng là rất ít. Các nghiệp vụ quy trình cũ đã quá lỗi thời và mất quá nhiều thời gian.

Vậy sau khi có Online Office thì sao?

• Lưu trữ
• Số hóa văn bản và lưu trữ trên Cloud
• Thu thập và phân loại tài liệu
• Tự động phân loại tài liệu theo cây thư mục
• Quản lý quy trình
• Các quy trình phê duyệt, quy trình phân phối, quy trình chỉnh sửa và cập nhật đều được tự động. Người dùng chỉ cần thêm những cá nhân có liên quan.
• Quản lý phiên bản
• Khi có cập nhật thì luôn được phần mềm lưu lại lịch sử để tiện cho việc tra cứu sau này
• Quản lý truy cập
• Dễ dàng quản lý được ai có quyền xem hay xử lý một tài liệu nào đó chỉ với 1 thao tác
• Tìm kiếm và truy xuất tài liệu
• Các tài liệu đều đã được số hóa đều này giúp cho việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn, thậm chí ta có thể tìm kiếm bằng giọng nói hay truy xuất mọi lúc bằng App Mobile
• Không hạn chế lưu trữ
• Lưu trữ trên Cloud không giới hạn dung lượng
• Quản lý liên kết
• Các văn bản có liên quan với nhau đều sẽ được tự động sắp xếp vào trong một thư mục nhằm đảm bảo tính liên kết.

Bạn thấy đấy mọi thứ đều trở nên dễ dàng và đơn giản hơn khi có Online Office. Ngay bây giờ doanh nghiệp của bạn hãy thử ứng dụng ngay Online Office để thấy đc sự khác biệt nhé.