Tài liệu, Văn bản đã và luôn tồn tại trong suốt quá trình vận hành doanh nghiệp (được gọi chung là văn bản). Văn bản không chỉ là tệp giấy tờ mà đây còn chính là hồ sơ như hợp đồng, quyết định,… quan trọng. Câu chuyện đặt ra doanh nghiệp bạn đã quản lý và lưu trữ văn bản đúng cách? Hay là văn bản đang chiếm lĩnh không gian lưu trữ một cách lãng phí? Hãy cùng khám phá hệ thống quản lý văn bản có những tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp bạn quản lý dễ dàng hơn.

Trước tiên chúng ta hay cũng bàn đến khả năng lưu trữ.

Văn bản sẽ được số hóa hoàn toàn và lưu trữ dưới dạng dữ liệu giúp tiết kiệm tối đa thông gian thực tế mà vẫn có thể mang đi bất cứ đâu, không còn tình trạng tay xách nách mang một xấp hồ sơ dầy cộm.

Khả năng ký duyệt mọi lúc

Tình trạng văn thư chạy khắp các phòng, ban, chi nhánh ký duyệt hay phải đợi sếp đến công ty để ký trực tiếp khiến khoảng thời gian chết quá dài, khiến công việc không chạy được.

Ký duyệt mọi lúc mọi nơi giúp tiết kiệm được phần lớn thời gian đi lại và chờ đợi đồng thời thúc đẩy công việc diễn ra nhanh hơn.

Quá nhiều khó khăn với cách quản lý truyền thống

Văn bản được làm 3 loại: 

Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

Văn bản nội bộ: là tất cả các loại văn bản, tờ trình, phiếu đề xuất, quyết định, báo cáo phát sinh và luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.

Hạn chế khi chưa ứng dụng hệ thống quản lý

Chính vì quy trình quản lý “rối rắm” đã dẫn đến vô vàng những bất cập:

Tốn thời gian xử lý, phân loại, chuyển giao đến các bộ phận liên quan.

Chi phí văn phòng phẩm (mực in, giấy, photocoppy, …) bị đội lên đến một con số “trên trời”.

Dễ hư hỏng, khó lưu trữ, dễ thất lạc, khó kiểm tra, trích xuất.

Chậm trễ tiến độ xử lý, khó theo dõi, đôn đốc và gải quyết.

Số lượng văn bản lưu trữ quá nhiều, chiếm diện tích, làm mất thẩm mỹ văn phòng.

Tình trạng gửi nhầm, gửi sai địa chỉ diễn ra thường xuyên, làm tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Đồng thời còn làm trì trệ công việc do thông tin không kịp thời.

Với những lý do trên, Online Office ra đời tối ưu các quy trình quản lý văn bản. Với 3.500 doanh nghiệp ứng dụng thành công trong hơn 14 năm qua thì Online Office có đủ kinh nghiệm để tư vấn các nghiệp vụ vào quản lý văn bản.

Giá trị mà Online Office mang lại cho doanh nghiệp:

Lưu trữ các thông tin văn bản khoa học, bảo mật, dễ tìm kiếm.

Triệt tiêu chi phí văn phòng phẩm trong việc photocoppy, in ấn, giấy, mực, … để chuyển cho các bộ phận có liên quan.

Chuyển giao và thông báo văn bản đến lãnh đạo, bộ phận, cá nhân cần cập nhật hoặc xử lý.

Không xảy ra tình trạng gửi nhầm, gửi sai, không thất lạc hay hư hỏng văn bản.

Tra cứu văn bản bằng giọng nói hay từ khóa nhanh chóng và dễ dàng.

Phân loại văn bản đến, văn bản đi, văn bản đã xử lý và chưa xử lý.

Quản lý văn bản trực tiếp trên máy tính hay App điện thoại, tiện lợi, không mất không gian để lưu trữ.

Chuyển văn bản thành công việc xử lý khi cần thiết.

Sử dụng Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử Online Office, giải pháp đơn giản, hiệu quả bất ngờ.

Còn rất nhiều tính năng thú vị về phần mềm quản lý văn bản Online Office đang chờ bạn khám phá. Hãy cùng thảo luận với chuyên gia của chúng tôi nhé.