Quả thật ngày xưa tôi đã từng có thói quen sử dụng nhiều phần mềm Chat để giao việc vì nghĩ nó sẽ dễ dàng trò chuyện và tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên trong giờ làm việc, nhưng THÔNG TIN quan trọng toàn bị trôi, nhân viên lạm dụng để tám trên những phần mềm đó, hiệu quả đem lại không như mong muốn, tốn thời gian và giảm năng suất lao động. Và nó giảm như thế nào:

Thứ nhất: Nhân viên MẤT TẬP TRUNG kinh khủng

Ngày làm việc 8 tiếng thì mất hết 5 tiếng ngồi bàn việc trên lap, 3 tiếng còn lại nghĩ ngơi và bắt đầu làm việc. Ngồi làm trong giờ, thông báo tin nhắn hiển thị liên, loạn hết cả lên. Mỗi nhân viên được add vào nhiều  nhóm khác nhau, nào là  nhóm khách hàng, nhóm công ty, nhóm hội chị em bạn gì ,…. Thời gian ngồi trên lap và đánh máy rất nhiều nhưng không dành cho công việc. Mình thấy mà mình giận xanh lè xanh lét !!!

Thứ hai: Giao việc chỉ mất 3s , nhưng kiếm việc mất hơn 30’

Chẳng biết bao lần tôi phải nhận những câu hỏi: “Sếp ơi, tin nhắn bị trôi , em kiếm công viêc mà khó quá ạ!!!”. Thời gian đầu, tôi cũng trách móc nhân viên không có trách nhiệm với công việc, nhưng thời gian sau  tôi cũng mệt mỏi vì trôi việc.

Thứ ba: Vẫn là vấn đề nan giả ‘kiểm tra tiến độ công việc’

Nhiều khi tôi phải lục hết nhóm này đến nhóm khác, để xem nội dung tin nhắn: mình đã giao việc cho ai, ngày nào, gồm những gì, ngày kết thúc là bao nhiêu, pla pla pla . Mệt mỏi vô cùng !!!

Sau bao ngày tháng mệ mỏi vì cứ phải căng mắt “lục lọi” lại nhũng tin nhắn trong nhóm, tôi cũng đã tìm ra được giải pháp hoàn hảo cho mình!!!

——

Dẹp hết tất cả các nhóm sang một bên, tôi chuyển sang làm việc với phần mềm quản lý công việc ngay trên app di động của Online Office , cả thiên đường nằm  ngay trên màn hình điện thoại, chỉ càn chạm là có, tiết kiệm thời gian cho công việc và dành nhiều thời gian cho bản thân.

Phần mềm quản lý công việc vừa hiện đại lại vừa thông minh. Khi mỗi nhân viên đăng nhập, họ sẽ biết ngay mình cần phải làm những việc gì? Vị trí của mình trong quy trình? Nếu làm xong công việc sẽ chuyển giao cho ai. Điều này cũng giúp cho các nhân viên mới làm quen với công việc nhanh hơn thay vì mất nhiều thời gian đào tạo như trước.

Về phía tôi thì phần mềm giúp tôi một cái nhìn trực quan về tình hình công việc đang diễn ra. Tôi có thể dễ dàng biết được, quy trình nào đang bị tắc nghẽn, tắc ở giai đoạn nào và đã bị chậm trễ bao nhiêu ngày, từ đó mà kịp thời đưa ra các hành động xử lý.

Bên cạnh đó, làm việc online khiến cho việc quản lý từ xa trở nên dễ dàng. Với tính năng giao việc chi tiết đến từng cá nhân,các nhiệm vụ dù to hay nhỏ đều có nhân sự cụ thể đảm nhận. Chính vì vậy, dù đi công tác, tôi có thể an tâm rằng nhân viên của mình theo dõi được công việc, còn tôi chỉ cần truy cập phần mềm, sẽ biết được ai, trong thời gian qua, đã làm những việc gì…