Việc quản lý và lưu trữ công việc, dự án theo cách truyền thống có vẻ còn khá phổ biến với nhiều doanh nghiệp. Mặc dù là cách truyền thống, phổ biến nhưng hiệu quả của việc quản lý bằng giấy không mang lại hiệu quả cao và nhiều vấn đề khác đi kèm.
Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho năm mới.
NHỮNG KHÓ KHĂN THƯỜNG THẤY TRONG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG GIẤY:
- Công việc được giao bằng nhiều cách mà không được lưu trữ theo dõi: giao việc qua miệng, giao qua email, qua các biên bản họp… không có công cụ lưu trữ tập trung để quản lý, dễ bị xót việc, thiếu sự chuyên nghiệp
- -Ban lãnh đạo khó nắm bắt các tiến độ công việc, độ ưu tiên trong công việc và tình hình triển khai công việc của các phòng ban bộ phận
- – Khó khăn trong tổng hợp và theo dõi tiến độ công việc. Mất nhiều thời gian để tập hợp, đối chiếu dữ liệu
- – Dữ liệu thiếu minh bạch, chính xác và không rõ trách nhiệm của từng người tham gia
- – Nhiều công việc bị bỏ xót hoặc quá hạn mà không được nhắc nhớ kịp thời
- – Không có nơi lữu trữ tài liệu, dữ kiện làm việc
- – Nhiều công văn, giấy tờ phải duyệt bằng bản cứng không có công cụ phê duyệt online, gây mất thời gian và lãng phí nguồn lực
- … và nhiều vấn đề khác.
VẬY ĐÂU LÀ LỜI GIẢI CHO BÀI TOÁN SỐ HÓA VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP:
- Thực hiện các thay đổi, nâng cấp cần thiết nếu nhận thấy giải pháp quản lý công việc hiện tại không còn phù hợp:
Khi đã có những kết quả đo đếm và đánh giá chất lượng, phần trăm hoàn thành mục tiêu công việc ở các bước nêu trên, thì hạng mục tiếp theo sẽ dễ dàng hơn đôi chút khi các thay đổi và nâng cấp là việc cần diễn ra. Nếu hệ thống quản lý hiện tại không còn phù hợp hãy xem xét việc thay đổi hoặc nâng cấp nó.
- Có sự đầu tư và tìm hiểu chủ động những xu hướng và công cụ quản lý công việc hiệu quả trên thị trường:
Công nghệ ngày càng phát triển, để không bị trễ nhịp hay không kịp cạnh tranh với các đối thủ, việc bắt kịp các xu hướng công nghệ quản lý là rất cần thiết. Nó giúp đơn vị kịp thời trang bị những “trợ thủ tối tân” để tăng tốc và tăng hiệu quả làm việc.
- Trang bị cho mình “cỗ máy quản lý” hiệu quả và thực sự phù hợp:
Và điều cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, bạn đã thực sự có một phần mềm quản lý công việc phù hợp, giúp bạn giao việc, kiểm soát tiến độ, có những báo cáo chính xác và hỗ trợ các nhân viên đảm bảo tốt công việc của mình?
NHỮNG LỢI ÍCH KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG VÀO QUẢN LÝ CÔNG VIỆC :
+ Tạo 1 môi trường tương tác, giao tiếp, xử lý công việc xuyên suốt giúp tạo thói quen sử dụng cho nhân sự, và tăng tốc độ làm việc
+ Quản lý quá trình giao việc và báo cáo công việc theo tiến trình thời gian, theo từng cấp phân quyền
+ Quản lý các tài liệu công việc, dễ dàng tìm kiếm khi cần
+ Số hoá các quy trình làm việc cần nhiều bước phê duyệt: Quy trình đặt xe, quy trình cấp văn phòng phẩm, quy trình xin nghỉ phép, quy trình phê duyệt ban hành tài liệu… và nhiều quy trình khác
VỚI ONLINE OFFICE SẼ TẠO RA MỘT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP VÀ HIỆN ĐẠI CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN. VỚI SỰ ĐƠN GIẢN HÓA VỀ QUY TRÌNH LÀM VIỆC. MỌI VẤN ĐỀ VỀ SỐ HÓA VĂN BẢN LÀ DỄ DÀNG CÙNG VỚI ONLINE OFFICE.
