Lưu trữ gần như là một công việc bắt buộc của bất kì doanh nghiệp nào nhưng dần dần công việc bắt buộc này lại trở thành vấn đề nhức nhối mà cho đến nay nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tìm ra lời giải. Vậy đâu là nguyên nhân khiến việc lưu trữ lại chính là vấn đề? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu nhé.
Doanh nghiệp thường lưu trữ các chứng từ, hóa đơn, hợp đồng hay các văn bản liên quan đến dự án bằng file cứng trên các kệ tủ. Còn đối với các văn bản đến thì phải in ra nhiều bản để luân chuyển đến các phòng ban có liên quan. Theo thời gian dài khối lượng văn bản ngày càng tăng lên nhưng diện tích địa lý lưu trữ lại có hạn và tiêu tốn rất nhiều chi phí cho văn phòng phẩm. Nhiều doanh nghiệp lớn đã xác nhận, trong hơn 10 năm lưu trữ theo cách truyền thống thì chi phí tiêu tốn cho văn phòng phẩm không dưới 7 tỉ.
Việc tìm kiếm văn bản của 10 năm trước gần như là cực hình, quá khó và tốn quá nhiều thời gian.
Bạn thấy đấy công việc gần như là không thể thiếu lại chính là vấn đề lớn đối với doanh nghiệp.
Để giải quyết tình trạng trên, nhiều doanh nghiệp đã công nghệ hóa quy trình lưu trữ bằng Online Office, chuyển từ file cứng thành file mềm. Điều này đã giúp doanh nghiệp giải quyết hoàn toàn vấn đề trên.
- Các văn bản được lưu trữ trên Cloud nên không tốn diện tích
- Dễ dàng luân chuyển Online qua các phòng ban mà không cần phải in ra
- Tìm kiếm bằng giọng nói gần như ngay lập tức
- Mang đi bất cứ đâu với laptop hay điện thoại
- Truy xuất dễ dàng trên smartphone
- Ngoài ra điểm đặc biệt của Online Office chính là ký số và bút phê nội bộ, ban lãnh đạo dễ dàng bút phê và luân chuyển đến các phòng ban để xử lý gần như là ngay lập tức.
Hơn 6.500 doanh nghiệp khách hàng đã xác nhận hiệu quả trên của Online Office và đã tiết kiệm cho họ hàng tỉ đồng.
Doanh nghiệp bạn còn chờ gì nữa mà không thử ứng dụng ngay Online Office để nâng cao hiệu suất lưu trữ và quản lý văn bản. Hãy để lại thông tin phía bên dưới hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline 08888 02462 để được các chuyên gia của Online Office tư vấn ngay nhé.
