Phần mềm quản lý dự án luôn là yếu tố quan trọng để kiểm soát và quản lý tiến độ nhiều dự án, nhằm thúc đẩy hoàn thành dự án đúng thời gian mà doanh nghiệp đã đặt ra trước đó và tối ưu hóa chi phí vận hành dự án.

Dự án là gì?

Dự án là tập hợp các công việc cần thực thi trong khoảng thời gian nhất định. Trưởng dự án có nhiệm vụ giao việc, các tài liệu liên quan và giám sát, thúc đẩy các cá nhân, bộ phận hoàn thành công việc theo đúng tiến độ để dự án diễn ra theo đúng kế hoạch.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Trong doanh nghiệp tại một thời điểm phải vận hành vài chục dự án lớn, nhỏ, dẫn đến trưởng dự án sẽ gặp khó khăn trong việc giám sát, thúc đẩy và có những tình huống xảy ra ngoài ý muốn dẫn đến chậm tiến độ dự án.

Nhưng với một dự án có quá nhiều công việc thì việc quản lý hay hoàn thành tất cả các công việc đúng thời hạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Từ đó các giải pháp quản lý dự án được sinh ra nhằm giảm tải những những khó khăn trong việc quản lý dự án, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quá nhiều dự án phải thực hiện.

Vậy một phần mềm quản lý dự án cần có những gì?

Cần nói thêm đây là một giải pháp chuyển đổi số nhằm mang đến hiệu quả và hiệu suất quản lý, làm việc tốt hơn. Vậy một giải pháp quản lý dự án phải có những gì?

Quản lý công việc

Đây là tình năng bắt buộc phải có nếu muốn kiểm soát, thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên. Quan trong hơn người quản lý dễ dàng theo dõi và chỉ đạo công việc hoàn thành đúng deadline đặt ra.

Theo dõi tiến độ xử lý công việc theo thời gian thực;

Biết được ai đã xem và xử lý công việc hay chưa;

Phát hiện điểm nghẽn – Realtime;

Lưu vết lịch sử xử lý;

Phối hợp theo quy trình;

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;

Nắm bắt tiến độ tất cả công việc theo biểu dồ dashboard;

Nhắc deadline liên tục tên App Mobile.

Giải pháp thống kê KPIs

Biết được tiến độ % dự án khi một đầu mục công việc hoàn thành.

KPIs luôn là mục tiêu mà người lãnh đạo đặt ra cho nhân viên của mình. Giải pháp thống kê KPIs giúp cho việc đánh giá nhân viên trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Nắm được hiệu suất làm việc và đánh giá năng lực nhân viên một cách đúng nhất.

Đánh giá theo từng đầu mục công việc;

Đánh giá theo từng dự án;

Đánh giá theo mỗi cá nhân;

Đánh giá theo một teamwork;

Đánh giá theo ngày, tháng, năm,…

Báo cáo định kỳ

Báo cáo định kỳ là một tính năng cực kỳ quan trọng giúp người lãnh đạo biết được việc làm hàng ngày, hàng tuần,… của nhân viên một cách nhanh nhất.

Chữ ký số

Trong dự án luôn tồn tại nhiều hợp đồng, văn bản cần người quản lý hay ban lãnh đạo ký và phê duyệt. Thay vì phải chạy gặp trực tiếp thì giải pháp chữ ký số giúp cho quá trình ký duyệt trở nên dễ dàng hơn, ký mọi lúc mọi nơi, bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu trên app mobile mà không gặp trở ngại hay khó khăn gì. Khi có bút phê điện thoại sẽ thông báo “ting ting” buộc công việc phải chạy theo bút phê mà cấp trên đặt ra. Đây là tính năng không bắt buộc phải có nhưng cực kỳ quan trong đối với các doanh nghiệp có quy trình làm việc đặc thù.

Các phần mềm quản lý dự án phổ biến

Các phương pháp quản lý dự án phổ biến hiện nay: Agile, Waterfall, Lean, Scrum, Kanban,… và mỗi phương pháp sẽ phù hợp với từng dự án khác nhau. Như thế doanh nghiệp sẽ chỉ có thể chọn “phương pháp nào phù hợp với dự án nào nhất” chứ không phải “Phương pháp nào tốt nhất cho tất cả dự án”.

Việc này tốn rất nhiều thời gian và đôi khi chọn sai phương pháp sẽ chậm tiến độ cả một dự án.

Để khắc phục khó khăn trên, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn đọc Phần mềm quản dự án Online Office và vì sao các doanh nghiệp khác lại chọn chúng tôi trong thời đại 4.0?

Với nền tảng “All-in-one” phần mềm Online Office sẽ thay thế hầu như được tất cả các phương pháp trên, đặc biệt hơn là phù hợp với tất cả mọi dự án. Phần mềm được tạo ra để đơn giản hóa các quá trình xử lý dự án giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa năng suất làm việc.

Giải pháp quản lý dự án chuyên nghiệp Online Office

Không những có tất cả các tính năng của một phần mềm quản lý dự án mà Online Office còn giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, dễ dàng theo dõi và giám sát nhiều dự án công việc cùng một lúc, biết được ai đã xem hay xử lý đúng hạn công việc và dễ dàng tương tác với nhau. Thông minh hơn Online Ofice thể hiện danh sách các công việc theo luồng, thể hiện trạng thái gần hạn, còn hạn, quá hạn, kết thúc thông qua màu sắc và biểu đồ Dashboad. Tính năng nhắc việc liên tục giúp các bộ phận cá nhân sẽ không quên việc và đồng thời nâng cao trách nhiệm xử lý công việc. Với App trên di động Online Office giúp doanh nghiệp bạn làm việc ở mọi nơi và mọi thời điểm.

Phần mềm quản lý dự án Online Office còn giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, văn bản, lịch tuần một cách khoa học với các chức năng như nhắc lịch để không quên hay lưu và chia sẻ văn bản cho những người có liên quan.

Online Office có đội ngũ lập trình chuyên nghiệp để chỉnh sửa phù hợp với với đặc thù của từng doanh nghiệp, chúng tôi đã triển khai thành công  hơn 3.000+ khách hàng với hơn 14 năm kinh nghiệm.

Online Office đã ứng dụng thành công trong hàng trăm doanh nghiệp xây dựng, kiến trúc để quản lý dự án như Công ty CP CIC39, Công ty CP Phát Triển Nhà Thủ Đức, Công ty Xây Dựng Incom, Công ty Tư Vấn Kiến Trúc Nhất Nguyên,….

Đăng ký dùng thử miễn phí để khám phá tất cả các tính năng của Online Office nhé!!!