Từ lâu, việc quản lý văn bản, hồ sơ luôn là công việc tuy nghe có vẻ đơn giản nhưng việc này rất nhiều thời gian và sự tỉ mỉ của văn thư, hãy tưởng tượng mỗi ngày văn thư phải lưu trữ, luân chuyển đến các bộ phận vài chục văn bản, và câu chuyện tìm kiếm lại văn bản cũ cũng tốn nhiều thời gian không kém.

Theo chia sẻ của các khách hàng khi ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Online Office, trước khi triển khai phần mềm thì công việc chuyển xử lý văn bản cho từng phòng ban, cá nhân là rất cồng kềnh theo trình tự như sau:

Tất cả các văn bản đến, đi, nội bộ của doanh nghiệp phải được quản lý tập trung tại bộ phận văn thư để làm trình lãnh đạo bút phê, trình ký. Sau đó các văn thư sẽ cấp số, cho ngày cấp, vô sổ cái và phân phát đến các bộ phận có liên quan, nếu làm thủ công thì phải đem đến từng phòng và yêu cầu ký đã nhận. Thế nên, đừng chỉ nghe nói làm văn thư là sung sướng nhé.

Vậy kể từ khi dùng Online Office thì văn thư của chúng tôi đã “thảnh thơi” như thế nào:

• Tiết kiệm gần 90% chi phí văn phòng phẩm khi luân chuyển cho các phòng ban, vì giờ đây mọi thông tin đều được phân phối trên App Online Office.
• Ký duyệt hồ sơ, tìm kiếm văn bản, hồ sơ nhanh chóng chỉ trong 3s
• Tiết kiệm thời gian luân chuyển hồ sơ cho các phòng ban khác
• Lưu trữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học và bảo mật
• Tra cứu văn bản bằng giọng nói ngay trên App mobile dễ dàng
• Phân quyền cho từng cá nhân liên quan đến các văn bản
• Ghi nhận lại thời gian và biết được phòng ban nào đã xem văn bản hay chưa và thời gian nào

Và còn rất nhiều tính năng của Module văn bản Online Office đang chờ bạn khám phá, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn kịp thời nhé. Đừng để doanh nghiệp bạn tốn hàng triệu đồng cho việc quản lý văn bản này nhé !!!