Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, việc chuyển đổi số đang trở thành yếu tố then chốt để các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý. Quy trình phê duyệt cũng là một trong số những tính năng cần phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu vận hành hệ thống của doanh nghiệp và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp
Trước khi bước vào quá trình số hóa, KCN Hiệp Phước gặp phải khó khăn trong việc quản lý khối lượng lớn tài liệu, quyết định cần phê duyệt. Các quy trình xử lý thủ công không chỉ kéo dài thời gian làm việc mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót và thất lạc thông tin. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn tạo ra những trở ngại trong việc phối hợp giữa các bộ phận.
Nhằm giải quyết các vấn đề trên, KCN Hiệp Phước đã hợp tác với Online Office để triển khai giải pháp chuyển đổi số toàn diện. Dự án này bao gồm việc số hóa quy trình phê duyệt:
- Hỗ trợ xây dựng quy trình phê duyệt một cách rõ ràng, minh bạch:
Với một quy trình rõ ràng, các cấp và nhân viên có thể nhìn vào và thực hiện đúng trình tự phê duyệt
- Tự động hóa các công việc:
Phần mềm sẽ tự động gửi yêu cầu phê duyệt, nhắc nhở người phê duyệt, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
- Rút ngắn thời gian phê duyệt:
Các yêu cầu được xử lý nhanh chóng, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng tốc độ thực hiện công việc.
- Tiết kiệm chi phí:
Giảm chi phí in ấn: Việc phê duyệt được thực hiện trực tuyến, giảm thiểu lượng giấy tờ in ấn.
Tăng năng suất làm việc: Nhân viên có thể tập trung vào các công việc có giá trị gia tăng hơn.
Việc chuyển đổi số giúp KCN Hiệp Phước dự kiến tiết kiệm được 80% chi phí giấy tờ và tăng hiệu quả làm việc từ xa cho các bộ phận lên tới 90%, đồng nhất luồng thông tin và tăng trải nghiệm môi trường làm việc “hạnh phúc”.
Quy trình phê duyệt Online Office không chỉ cải thiện tính minh bạch và khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo mà còn tạo nền tảng cho sự cạnh tranh và thích ứng với những thay đổi của thời đại số hóa.
Giám đốc KCN Hiệp Phước nhấn mạnh rằng việc chuyển đổi số không chỉ giúp nâng cao năng lực quản lý và vận hành của doanh nghiệp mà còn xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Như vậy, việc chuyển đổi số tại KCN Hiệp Phước là một bước tiến cần thiết để doanh nghiệp thích ứng với thời đại số hóa.
