Sử dụng thời gian thiếu hiệu quả vẫn là vấn đề nhức nhối của nhiều doanh nghiệp. Ở công ty bạn cũng đang gặp tình trạng này, đừng quá lo lắng Onlineoffice sẽ giúp bạn giải quyết nó.

Với số giờ làm dày đặc khủng khiếp, nhiều nhân viên vẫn thừa nhận họ vẫn chưa đạt được hiệu quả công việc như mong muốn. Và nó là nguyên nhân làm nhân viên đôi khi chán nản với bản thân

Khi gặp phải tình huống này. Ta tự hỏi vậy nguyên nhân là do đâu?

Kết quả công việc thực ra không hề phụ thuộc vào thời gian bỏ ra, mà nó thể hiện bằng cách chúng ta sử dụng thời gian đó như thế nào. Một nhân viên có khả năng quản lý thời gian chính là người có thể rút ngắn thời gian làm việc mà vẫn đạt hiệu quả cao.

Là một người quản lý, có trách nhiệm hỗ trợ và giám sát năng suất lao động của mỗi nhân sự thì việc giúp nhân viên tự điều chỉnh thời gian làm việc là một việc hết sức cần thiết. Tham khảo ngay những bí quyết tối ưu thời gian dưới đây để giúp đội ngũ của bạn hoạt động hiệu quả hơn:

1. Lên kế hoạch cho tất cả mọi thứ

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để quản lý được thời gian làm việc đó chính là lên kế hoạch. Hãy chỉ cho nhân viên của bạn cách lập kế hoạch cho mọi hoạt động trong công việc cũng như trong cuộc sống: từ việc làm gì hôm nay, mấy giờ cần hoàn thiện đều cần được viết chi tiết rõ ràng.

Sau một ngày làm việc hãy tự xem lại thực tế số thời gian mình tập trung làm việc và thời gian trên kế hoạch tại sao có sự khác biệt, tìm nguyên nhân để khắc phục. Và một điều quan trọng cực kì để đạt được thành công cho phương pháp này chính là sự tự giác- tự nghiêm khắc với bản thân.

Với tác vụ lên kế hoạch làm việc, bạn có thể hướng dẫn nhân viên của mình học tập theo phương pháp ma trận Eisenhower của cố tổng thống Mỹ: Thay vì lên kế hoạch và gắng sức giải quyết tất cả khối lượng công việc trong cùng một lần, hãy luôn sắp xếp và hoàn thành các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng của chúng. Trong đó bao gồm:

• Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: Khẩn cấp và quan trọng
• Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp
• Nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Nhiệm vụ phải được loại bỏ: Không khẩn cấp cũng không quan trọng

Trong thực tế, rất khó để bạn có thể loại bỏ những nhiệm vụ đang làm lãng phí thời gian nếu một cá nhân không theo dõi được sát sao công việc của mình. Bởi vậy, việc kết hợp giữa hai hình thức ghi chép lịch trình và lên kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn không chỉ tối ưu được thời gian của bản thân mà còn là cả những công việc mình đang đảm nhận, ưu tiên những tác vụ có nhiều ý nghĩa và lược bỏ phần không thực sự đem lại kết quả.

Ứng dụng vào trong công việc nên OnlineOffice đã triển khai vào trong module Công việc để quản lý và lên kế hoạch cho các công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng

2. Chia nhỏ công việc và tập trung cao độ trong thời gian ngắn

Có bao giờ một nhân viên quá bận với các nhiệm vụ của mình và luôn luôn rơi vào tình trạng hoảng loạn không biết bắt đầu từ đâu. Đó chính là những nguyên nhân khiến nhân viên của bạn lãng phí thời gian làm việc,…  Nếu đội ngũ của bạn đang gặp phải vấn đề tương tự, hãy thử nghiệm ngay phương pháp Pomodoro dưới đây.

Pomodoro, được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1980, là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Nguyên lý hoạt động cơ bản của Pomodoro là việc chia các công việc lớn, cồng kềnh thành các phần nhỏ, dễ giải quyết hơn trong một khoảng thời gian xác định. Cụ thể, chúng gồm 5 bước:

• Bước 1: Lựa chọn công việc cần làm
• Bước 2: Chia công việc thành các phần nhỏ. Thiết lập bộ đếm thời gian để làm các phần công việc đã chia, thông thường là 25 phút/ phần (mỗi 25 phút này được gọi là một phiên làm việc Pomodoro)
• Bước 3: Hoàn thành phần công việc trong vòng 25 phút
• Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút trước khi bắt tay vào làm phần công việc tiếp theo
• Bước 5: Sau 4 phiên nghỉ giải lao ngắn 5 phút, là một phiên nghỉ dài từ 15 đến 30 phút
• Để đảm bảo áp dụng phương pháp này có hiệu quả, bạn cần phải tuân thủ 4 nguyên tắc Pomodoro sau:

• Nguyên tắc 1: Một phiên làm việc Pomodoro khi bị gián đoạn sẽ được tính lại từ đầu. Phiên làm việc này không thể được chia thành các phần nhỏ hơn, như ½ hay ⅓ Pomodoro.
• Nguyên tắc 2: Chỉ tập trung làm 1 phần công việc duy nhất trong một phiên Pomodoro đã định.
• Nguyên tắc 3: Nếu hoàn thành công việc xong trước khi phiên Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa thành quả.
• Nguyên tắc 4: Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự, hoặc thư giãn bằng những hoạt động đơn giản, không cần sử dụng tư duy nhiều, như đi dạo hay nghe nhạc,… Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Phương pháp này không chỉ áp dụng cho nhân viên mà ngay chính bạn- những người quản lý cũng hoàn toàn có thể tham khảo.

3. Đừng làm việc quá sức, hãy tự cho mình thời gian nghỉ ngơi

Hãy nhắc nhớ nhân viên của bạn tự đặt ra các giới hạn thời gian cho bản thân: khi làm việc hãy cố gắng tập trung cao độ và hết sức. Khi kết thúc giờ làm việc, hãy dành thời gian nghỉ ngơi, sạc lại năng lượng cần thiết. Điều này có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý của nhân viên, góp phần đẩy lùi tình trạng kiệt quệ tinh thần thường thấy ở họ sau những chuỗi ngày làm việc căng thẳng.