Quản lý văn bản, hồ sơ là một trong những công việc không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, đây là một trong những nghiệp vụ rất cần thiết, tưởng chừng việc này rất đơn giản nhưng không phải ai cũng dễ dàng nắm và xử lý tốt tất cả các nghiệp vụ trong việc quản lý văn bản.

Theo chia sẻ của các khách hàng khi ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Online Office, trước khi triển khai phần mềm thì công việc chuyển xử lý văn bản cho từng phòng ban, cá nhân là rất cồng kềnh theo trình tự như sau:

Tất cả các văn bản đến, đi, nội bộ của doanh nghiệp phải được quản lý tập trung tại bộ phận văn thư để trình lãnh đạo bút phê, ký. Sau đó các văn thư sẽ cấp số, ngày cấp, vô sổ cái, lưu trữ và luân chuyển đến các bộ phận có liên quan, nếu làm thủ công thì phải đem đến từng phòng và yêu cầu ký đã nhận. Thế nên, đừng chỉ nghe nói làm văn thư là sung sướng nhé.

Chính vì vậy giờ đây các văn thư thường phải cần đến sự hỗ trợ từ các ứng dụng quản lý văn bản, tài liệu thông minh. Và trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ văn bản ra đời, có nhiều phần mềm còn miễn phí cho người dùng, NHƯNG chắc chắn tính năng sẽ không đầy đủ các tính năng như một bản tính phí. Người xưa có câu “tiền nào của nấy”, khi doanh nghiệp đã quyết định sử dụng miễn phí thì phải luôn chấp nhận các rủi ro về bảo mật, thông tin có thể mất bất cứ lúc nào, thường xuyên giật lag, lỗi vặt,….

Với Online Office những thứ kể trên sẽ không bao giờ xảy ra và đồng thời mang lại nhiều hiệu quả thực tế hơn cho doanh nghiệp:

· Luôn update tính năng mới thường xuyên

· Văn bản luôn được tự động sắp xếp một cách khoa học

· Ký duyệt mọi lúc mọi nơi

· Tìm kiếm nhanh bằng giọng nói

· Liên kết chặt chẽ với module công việc

· Thống kê nhanh chóng dễ dàng

· Giao diện thân thiện dễ sử dụng

· Mang văn bản đi bất cứ đâu với App Mobile

· Ghi nhận lại thời gian và biết được phòng ban nào đã xem văn bản hay chưa và thời gian nào

· Tiết kiệm gần 90% chi phí văn phòng phẩm khi luân chuyển cho các phòng ban, vì giờ đây mọi thông tin đều được phân phối trên App Online Office.

Và còn rất nhiều tính năng của Module văn bản Online Office đang chờ bạn khám phá, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn kịp thời nhé. Đừng để doanh nghiệp bạn tốn hàng chục triệu đồng cho việc quản lý văn bản này nhé !!!