Hơn 55 năm thành lập và phát triển, Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật Tp.Hcm (Ho Chi Minh City University of Technology and Education) tên viết tắt HCMUTE là một trường đại học đa ngành tại Việt Nam, với thế mạnh về đạo tạo kỹ thuật, được đánh giá là một trong những trường đại học đầu ngành về đào tạo khối ngành kỹ thuật tại miền Nam. Nổi bật với phòng nghiên cứu & thực hành mở cửa 24/24 và được xếp vào 1 trong 6 Đại học Kỹ Thuật của cả nước – đào tạo kỹ thuật lấy ứng dụng làm trọng tâm để giảng dạy, có chức năng đào tạo kỹ sư công nghệ và giáo viên kỹ thuật. Đồng thời cũng là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ lớn của miền Nam Việt Nam và là Trường  Đại học Thứ 2 tại Thành phố Hồ Chí Minh làm đạt được chứng nhận kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục với tỷ lệ số tiêu chí đạt yêu cầu: 86,89% năm 2010.

Trong các hoạt động hàng ngày việc quản lý văn bản đến và đi, nội bộ ước tính hơn 1.000 văn bản, lịch họp liên tục, hạng mục quản lý và đăng ký xe khá “ phức tạp” khi người đăng ký lẫn tài xế cứ phải gọi để dặn dò đủ thứ… quá mất thời gian cho một việc nhỏ – dẫn đến ảnh hưởng đến các công việc lớn.

Theo lời chia sẻ từ Anh. Nguyễn Thanh Phong – Phó phòng Tổ Chức Hành Chính cùng các Anh/Chị bộ phận công tác Văn Thư:

“Số lượng 1.000 văn bản đến, đi và nội bộ là quá nhiều cho một ngày, không thể xử lý kịp thời khi số lượng nhân viên tại phòng khá ít , bên cạnh đó còn phải xử lý nhiều công việc khác như giấy tờ của sinh viên, giấy phép của giảng viên,…quá tốn kém cho chi phí in ấn trong tuần, thời gian giao hồ sơ cho các văn bản.

Quá trình đăng ký phòng họp quá phức tạp, mỗi khi có cuộc họp khẩn , phải “chạy đi chạy lại” xem phòng trống, chuẩn bị thiết bị, gọi từng phòng chuẩn bị họp , in tài liệu có liên quan,…rồi mới bắt đầu cuộc họp. Họp xong nhiều khi chưa đồng nhất được ý kiến, lại phải họp lại lần 2, làm ảnh hưởng đến cuộc họp của các phòng ban khác. Câu chuyện khó có thể tránh khỏi của tất cả các trường Đại học.

Mỗi khi Trường có việc ra ngoài, đăng ký xe là cả một vấn đề, gười đăng ký và tài xế phải gọi nhau liên tục để kiểm tra xe trống, dặn dò thời gian, địa điểm cũng như các vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển. Sau đó, thông báo đến các phòng ban trong chuyến xe thời gian di chuyển, địa điểm đến….”

Với những vấn đề mà Quý Nhà Trường đang gặp phải, ngày 20/01/2021 Online Office hân hạnh được Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.Hồ Chí Minh tin tưởng ứng dụng vào vận hành, buổi chuyển giao tại HCMUTE gồm Ban lãnh đạo quý Nhà Trường và tất cả các phòng, ban, khoa ước tính gần 200 nhân sự tham dự buổi tập huấn. Anh Nguyễn Thanh Phong – Phó phòng Tổ Chức Hành Chính nhận định “Online Office là một phần mềm có tính hệ thống, đặc biệt MobileApp rất hữu dụng, giúp các thao tác trở nên nhanh hơn khi các module được thiết kế nhỏ gọn và nằm trên cùng một màn hình, dễ dàng xử lý mọi lúc mọi nơi”.

Buổi huấn luyện diễn ra rất thành công. Module Văn Bản, Lịch Tuần, Đăng Ký Xe, Xử lý Công Việc là những module được HCMUTE quan tâm và đánh giá cao, bên cạnh đó các bộ phận đánh giá cao về tính cần thiết và hiệu quả mà Online Office mang lại như:

Lưu trữ tài liệu, biểu mẫu, quy trình ISO dễ dàng tìm kiếm và sử dụng  mọi lúc, mọi nơi thông qua trình duyệt máy tính, APP Mobile;

Lưu trữ, luân chuyển văn bản đến, đi, nội bộ khoa học, tìm kiếm văn bản bằng từ khóa rất tiện nghi;

Lịch họp tuần được thể hiện rõ ràng, nhắc họp trước 60 phút đến MobileApp, chia sẻ tài liệu họp cho những người có liên quan;

Nhắc việc hàng ngày, theo dõi tiến dộ mọi lúc, mọi nơi giúp nhà trường hạn chế tối đa tình trạng quên việc nữa.