Vận hành bệnh viện (Hospital Operation) là việc điều hành, vận hành nguồn tài nguyên của bệnh viện như: quy chế, chính sách, chế độ của bệnh viện, luật khám chữa bệnh, bảo hiểm, chuyên môn y tế, nguồn nhân lực, nguồn tài chính, hạ tầng cơ sở, trang thiết bị y tế, công nghệ quản trị, … mục tiêu cho bệnh viện đạt được tăng trưởng bền vững và tốt nhất. Trong bệnh viện có nhiều vị trí quản trị dưới sự điều hành hợp nhất từ Giám đốc điều hành bệnh viện để cho tất cả vị trí này hoạt động có hệ thống, linh hoạt, chất lượng để đạt mục tiêu tăng trưởng theo kế hoạch định sẵn ban đầu cũng như tạo được một giá trị xã hội cao.

Tuy nhiên, trình độ nhân lực trong bệnh viện không đồng đều, nhân sự quản lý là các nhà khoa học thuần túy làm việc theo một thói quen có sẵn từ trước khiến công tác quản lý bệnh viện gặp nhiều khó khăn (Trích nhận định của ông Trần Quý Tường, Phó cục trưởng Cục Quản lý khám chữa bệnh của Bộ Y tế).

Ngại nâng cấp phần mềm quản lý của bệnh viện: Hệ thống phần mềm quản lý mà các bệnh viện đang sử dụng đa phần đều là phần mềm cũ, đã không còn phù hợp với quy mô của bệnh viện. Nhưng hầu như các bệnh viện đều ngại nâng cấp hay thay đổi phần mềm quản lý vì nhiều lý do như việc cải tiến quy trình, lưu trữ thông tin, dữ liệu hay các báo cáo, văn bản, hợp đồng,…

Không thể quản lý, làm việc từ xa: Thông thường công tác quản lý phải được thực hiện trực tiếp tại bệnh viện, gây rất nhiêu khó khăn nhất là khi người làm công tác quản lý phải đi công tác xa, không thể túc trực tại bệnh viện.

Các văn bản, công văn, thông tư hay hợp đồng, hồ sơ bệnh án, … được lưu trữ chủ yếu dưới dạng file mềm hay bản cứng: Gây khó khăn trong việc lưu trữ, trích xuất, dễ hư hỏng thất lạc, khó tìm kiếm, tra cứu thông tin.

Công tác quản lý còn làm theo hình thức thủ công: Các thủ tục, giấy tờ, hồ sơ, … Vẫn được luân chuyển theo hình thức giấy viết, email, zalo,… làm mất nhiều thời gian và chi phí photocopy, in ấn, giấy, mực, …

Đặc biệt là tình trạng giao lịch trực chồng chéo, dễ nhầm lẫn, quên hay trể lịch làm ảnh hưởng tới công việc của tập thể.

Hiểu được những khó khăn đó của các bệnh viện, Online Office đã cung cấp một hệ thống phần mềm quản lý sẵn sàng đồng hành cùng bệnh viện giải quyết triệt để các khó khăn trên một cách hiệu quả nhất. Với giải pháp từ Online Office đã mang lại những hiệu quả đáng kinh ngạc:

Một hệ thống làm việc tương tác thông minh, giúp cho người dùng làm việc mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính, laptop, hay điện thoại thông minh, … mà không cần phải túc trực làm việc trực tiếp tại bệnh viện. Thuận tiện cho nhà quản lý điều hành bệnh viện từ xa khi đi công tác.

Phân loại rõ ràng từng loại văn bản. Số hóa, lưu trữ và luân chuyển văn bản nhanh chóng, kịp thời. Dễ dàng lưu trữ, tra cứu, không lo thất lạc, hư hỏng. Đặc biệt là tính năng tra cứu bằng giọng nói giúp việc tìm kiếm văn bản hay các hồ sơ, thông tin, … trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Triệt tiêu gần như hoàn toàn các chi phí in ấn, photocopy, giấy, mực, … Giảm trên 70% chi phí điện thoại, fax, giảm gần 70% các cuộc họp nội bộ, …

Với tính năng lịch tuần giúp việc phân công lịch trực ban trở nên dễ dàng hơn, dễ theo dõi hơn. Đặc biệt là cơ chế nhắc lịch trước 60 phút giúp giảm thiểu tình trạng nhầm lẫn, quên hay trể lịch.

Trên đây chỉ là một số ít trong số tất cả các tính năng mà Online Office có thể mang lại. Online Office tự tin mình có thể cùng đồng hành và giải quyết triệt đê những vấn đề mà các hệ thống bệnh viện đang gặp phải một cách tối ưu nhất với hiệu quả tốt nhất.

Những bệnh viện đã ứng dụng thành công phần mềm Văn phòng điện tử Online Office: Bệnh viện Quận 11, Bệnh viện Huyện Bình Chánh, Bệnh viện Bệnh Nhiệt Đới, Bệnh viện Đa Khoa Khu Vực Củ Chi, Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung Ương.