Các phần mềm văn phòng điện tử (E-office) luôn đóng vai trò quan trọng trong quá trình dịch chuyển mô hình quản trị từ truyền thống sang hiện đại của một doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng

Văn phòng điện tử là một hệ thống phần mềm tích hợp những ứng dụng phục vụ cho nhu cầu quản lý, xử lý công việc, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý văn bản, tài liệu, biểu mẫu, báo cáo,… nhằm số hóa các quy trình, văn bản và thay thế những phương thức quản lý theo cách truyền thống. Với mục tiêu xây dựng một “văn phòng số”, văn phòng điện tử giúp nhân sự xử lý được các công việc, văn bản mọi lúc mọi nơi (kể cả trên điện thoại di động), nhờ đó bảo đảm được tiến độ của công việc.

Những năm gần đây, việc ứng dụng văn phòng điện tử đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực cho các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất, chất lượng làm việc, cũng như năng lực quản lý. Nếu như trước đây, các công tác quản trị văn bản còn mang nặng tính thủ công như in ấn, kê khai, ghi chú, gửi bản cứng đến các phòng ban liên quan,… làm ảnh hưởng đến thời gian xử lý, thì ngày nay nhờ ứng dụng và khai thác công nghệ thông tin của các văn phòng điện tử đã giúp cho doanh nghiệp đạt nhiều kết quả tích cực trong công tác quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh.

Trong thời gian diễn ra đại dịch Covid-19 tại Việt Nam vừa qua, văn phòng điện tử lại càng cho thấy các ưu thế vượt trội của mình. Không chỉ tối ưu hóa không gian và thời gian làm việc cho những nhân viên phải làm việc từ xa, văn phòng điện tử còn giúp doanh nghiệp cắt giảm những chi phí không cần thiết như mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ, chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy móc… trong thời điểm doanh thu bị ảnh hưởng không nhỏ bởi dịch bệnh.

Online Office – Phần mềm văn phòng điện tử phổ biến hàng đầu hiện nay

Ra đời từ năm 2007 và đã chinh phục hơn 2.800 doanh nghiệp trên cả nước, phần mềm văn phòng điện tử Online Office ngày càng được đa dạng hóa để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Với xu thế vận hành doanh nghiệp từ xa, Online Office tích hợp 20 phân hệ trong một màn hình, với đầy đủ các chức năng cần thiết cho một doanh nghiệp số như tự động phát hiện điểm nghẽn trong quy trình xử lý công việc; cảnh báo, đo lường độ trễ thể hiện theo màu sắc rất trực quan; thống kê KPI của từng cá nhân hay bộ phận chỉ mất có 3 giây; nhắc việc thông minh khiến các bộ phận liên quan buộc phải xử lý, nói không với quên và trễ việc; công việc xử lý theo luồng một cách chặt chẽ, thông báo bộ phận nào đã xử lý, bộ phận nào chưa xử lý; lưu trữ và chia sẻ văn bản, tài liệu có tính hệ thống, trong 3s tìm ra văn bản cách đây 3 năm với từ khóa, giọng nói.

Bên cạnh đó, Online Office còn tích hợp 20 nghiệp vụ quản lý văn bản, tài liệu ISO: cấp số tự động, quản lý thư mục, sổ cái, xác minh các bộ phận đã xem…; nhiều bộ phận cùng nhau ký văn bản trên 1 file biên bản, tờ trình với chiếc SmartPhone (chữ ký số); quản lý, chăm sóc khách hàng: nhắc hẹn thanh toán, thông báo ngày thành lập, sinh nhật các VIP để chăm sóc kịp thời; tích hợp Module Quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý lương, BHXH nhiều tiện ích cảnh báo cho bộ phận nhân sự như : thời gian hết hạn hợp đồng, thời hạn bổ nhiệm….; truyền thông nội bộ chuyên nghiệp (workplace); quản lý lịch họp, phòng họp, tính năng nhắc họp trước 60 phút giúp thành viên không quên cuộc họp,…

Được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có cả ứng dụng (app) trên di động, thông thường khách hàng chỉ cần khoảng 3h được đào tạo cùng chuyên gia của Online Office là đã biết sử dụng hầu hết các tính năng của phần mềm. Hơn nữa, với giá thành phải chăng (doanh nghiệp chỉ phải trả 1 triệu/tháng để sở hữu 11 chức năng (phân hệ), ngoài ra sẽ được cập nhật miễn phí tất cả tính năng được phát triển sau này), Online Office là một lựa chọn lý tưởng cho những công ty đang trong tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Truy cập website https://onlineoffice.vn hoặc facebook.com/onlineoffice.vn để có đầy đủ thông tin và cùng thảo luận với các chuyên gia.