Xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược luôn là những hoạt động bắt buộc phải có trong quá trình tồn tại của doanh nghiệp từ đó đặt mục tiêu và cố gắng chạy để đạt được kết quả mong muốn. KPI và BSC tồn tại nhằm đơn giản hóa giúp quá trình trên trở nên đơn giản và dễ thực hiện hơn.

KPI và BSC là gì?

KPI hay Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. (Tìm hiểu thêm)

BSC (Balanced Scorecard) là phương pháp quản lý hiện đại dựa trên mục tiêu, theo đó định hướng phát triển của doanh nghiệp được thể hiện bằng các chỉ tiêu, các mục tiêu được tổ chức đó xây dựng một cách hài hòa, cân đối dựa trên các ưu tiên quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp.

Hệ thống này giúp định hướng hành vi của toàn bộ các hệ thống trong công ty – giúp mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung cũng như sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và làm cơ sở cho hệ thống quản lý và đánh giá công việc. (Theo Wikipedia)

Những khó khăn khi triển khai KPI và BSC

Nhiều doanh nghiệp thất bại trong quá trình triển khai bởi thiếu người có năng lược hoặc kỹ năng trong quản lý. Bên cạnh đó, tâm lý muốn triển khai dự án KPI chỉ cẩn xây 1 lần là thành công ngay lập tức sẽ khiến thời gian thực hiện diễn ra lâu hơn.

Thiếu kinh nghiệm đã khiến doanh nghiệp đặt ra nhiều chỉ tiêu không phù hợp hoặc vượt quá năng lực quản lý và hệ thống công nghệ thông tin tại doanh nghiệp. Vừa tốn nhiều thời gian, nhân lực vừa khiến cho doanh nghiệp trở thành “thực tập sinh nhưng lại phải làm việc của một chuyên gia”. Số lượng thực tập sinh đáp ứng được cũng có những sẽ không nhiều chắc là chỉ chiếm khoản 1 dến 5% đồng nghĩa với 95% còn lại là không làm được. Hãy để doanh nghiệp là một Thực tập sinh bình thường theo đa số.

Các giai đoạn triển khai

Giai đoạn bắt đầu

Hãy để tất cả thành viên trong doanh nghiệp làm quen và hiểu rõ KPI và BSC, từ đó mỗi thành viễn hãy đặt ra các mục tiêu rõ ràng dựa theo công việc, nhiệm vụ hiện tại. Quan trọng nhất những chỉ tiêu đặt ra phải đo lường được bằng những con số thay vì những đánh giá bằng cảm tính trước đây.

Hãy để nhân viên của mình xuất phát từ định hướng chiến lược và thẻ điểm cần bằng của doanh nghiệp từ đó giao mục tiêu hoặc để nhân viên tự đề xuất một bản kế hoạch hoạt động dựa trên công việc và phải đánh giá được bằng thước đo cụ thể. Quan trọng nhất là mỗi KPI đặt ra phải đúng với nhiệm vụ và công việc của từng người, từng phòng ban.

Nên thiết lập được thước đo đo lường được và những mục tiêu SMART cho nhân viên của mình, thay đổi hành vi, tạo động lực cho nhân viên làm việc chủ động và có trách nhiệm hơn.

Nếu có thể hãy triển khai phần mềm quản lý (Online Office) vì đây là giải pháp giúp đơn giản hóa quá trình triển khai KPI và BSC, phù hợp tất cả các doanh nghiệp đang có su hướng chuyển đổi số nhằm thay thế các phương pháp truyền thống cũ kỹ.

Kết quả phải đạt được ở giai đoạn này: năng suất làm việc tăng lên, nhân viên chủ động và có trách nhiệm hơn trong công việc, tăng khả năng sáng tạo và triển khai giải pháp chuyển đổi số thành công.

Giai đoạn lấy kinh nghiệm làm nền tảng

Khi kết thúc giai đoạn một hãy đánh giá xem các KPI đã triển khai phù hợp hay chưa, có chỗ nào cần thay đổi chỉnh sửa hay chỗ nào cần lược bỏ, chỗ nào cần bổ xung và thay đổi cho hợp lý.

Nếu sai quá nhiều thì hãy nghĩ “đây là học phí để mua những bài học kinh nghiệm trong tương lai” bởi đây là giai đoạn hoàn thiện và đúc kết kinh nghiệm từ giai đoạn một, lấy kiến thức làm nền tản để phục vụ cho quá trính triển khai thành công trong tương lai.

Còn nếu chuyển đổi số thất bại hãy tìm ngay nguyên nhân, thực tế có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại nhưng chỉ có 2 nguyên nhất khách quan nhất: chọn sai nhà cung cấp và giải pháp không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Hãy chọn nhà cung cấp có nhiều uy tín và kinh nghiệm nhưng luôn phải đi đối với giá trị mang lại xem có phù hợp hay chưa. Nếu không có thời gian tìm hiểu hay thử triển khai giải pháp Online Office của chúng tôi, với hơn 14 năm kinh nghiệm và đã triển khai cho hơn 3.500+ khách hàng chúng tôi luôn tự tin khẳng định giải pháp này phù hợp với nhu cầu tất cả các doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi số trong nội bộ. Chúng tôi luôn đảm bảo khả năng thành công luôn luôn ở mức 99,99% bạn cũng có thể tham khảo kết quả nhiều khách hàng của chúng tôi như: Sài Gòn Coop (ngành dịch vụ), Sitto (Phân bón), Cấp nước Bến Thành (Công ty Cấp Nước), HCMUTE (Trường Đại học), Ladofoods (Sản xuất), Hiệp Phước CORP ( Xây dựng), Bệnh viện Quận 11 (Bệnh viện),…

Giai đoạn hành động

Khi kết thúc giai đoạn 2, chắc chắn bạn đã được trang bị tương đối đầy đủ vũ khí, kinh nghiệm và kiến thức để triển khai KPI và BSC. Hãy dựa vào nền tảng có được để truyền tải bản đồ chiến lược của công ty thành BSC một cách bài bản, khả thi và hiệu quả hơn, chặt chẽ hơn từ đó phân chia mục tiêu theo từng thước đó xuống các phòng Ban hoặc các cá nhân thành viên. Như vậy, bạn đã huy động sức mạnh của cả tập thể, tạo động lực cho từng thành viên hướng đến mục tiêu chung của cả tốt chức doanh nghiệp.

Lúc này việc chuyển đổi số (ứng dụng Online Office) thành công sẽ đóng vai trò quan trọng giúp liên kết cả tập thể lại với nhau, phát huy tối đa khả năng của từng cá nhân và tăng năng suất của cả doanh nghiệp. Đơn giản hóa mọi quá trình KPI và BSC, thống kê ngay trên phần mềm bằng những con số, quản lý quy trình mọi lúc mọi nơi. Bạn hãy thử tưởng tượng việc truyền tải bản đồ chiến lược thành BSC bằng tay rồi sau đó gửi cho từng người bằng email thì sẽ như thế nào? Đây là một ví dụ nhỏ khi chưa chuyển đổi số mà muốn triển khai KPI và BSC.

Đơn giản hóa sẽ giúp tiết kiệm được rất rất nhiều thời gian từ đó các mục tiêu KPI đặt ra sẽ đạt được ở khoản thời gian ngắn hơn và con số đo lường sẽ ở mức KPI đạt được + KPI thêm khi đến thời gian hoàn thành mục tiêu.

Trên đây là một số kiến thức nền tảng giúp bạn hiểu rõ và triển khai thành công KPI và BSC. Chúc bạn thành công!